Hoe maak ik een template bericht voor mijn organisatie?

Negometrix heeft voor elke actie een standaard template bericht ingesteld dat voor elke organisatie de standaard is totdat een organisatie zelf een template aanmaakt voor deze actie. Mocht u het standaard template bericht willen wijzigen dan kan dit middels onderstaande instructie.

In de berichtenmodule op Negometrix kunnen beheerders van een organisatie berichtentemplates aanmaken die binnen de organisatie door iedereen gebruikt kunnen worden. Deze berichtentemplates moeten aan een actie gekoppeld worden, zodat gebruikers bij de desbetreffende actie kunnen kiezen om dit template te gebruiken.
In de Templates map in de berichtenmodule kan elke gebruiker zien welke templates de hoofdbeheer heeft aangemaakt voor de organisatie. Collega beheerders zien hier zowel de door hen aangemaakte templates als de door de hoofdbeheerder aangemaakte templates. Zowel hoofdbeheerders als collega beheerders kunnen enkel de door hen aangemaakte templates wijzigen.

Wanneer er maar één template aangemaakt is voor een specifieke actie in Negometrix, zal dit template altijd automatisch gekozen worden voor alle gebruikers bij het uitvoeren van deze actie. Als er meerdere templates aangemaakt zijn voor een specifieke actie, wordt de gebruiker gevraagd om een van deze templates te selecteren bij het uitvoeren van die actie.

Let op: Wanneer de hoofdbeheerder wisselt binnen de organisatie, zijn alle reeds aangemaakte templates nog steeds zichtbaar en te gebruiken door de organisatie. De nieuwe hoofdbeheerder kan deze echter niet aanpassen. Hierbij geldt opnieuw dat de (nieuwe) hoofdbeheerder enkel de door hem/haar aangemaakte templates kan wijzigen.

Berichtentemplate aanmaken

  • Zorg ervoor dat u (hoofd)beheerder van uw organisatie bent.
  • Ga naar Berichten in het menu aan de rechterkant en klik op de Templates map in de mappenstructuur aan de linkerzijde.
  • Open een nieuw bericht door links bovenin het scherm op Nieuw bericht te klikken.
  • Stel het gewenste berichtentemplate op door een onderwerp in te geven en het eigenlijke bericht in te typen.
  • Voor het opstellen van een template hoeft er geen tender/contract geselecteerd te worden en kan een ontvanger achterwege gelaten worden.
  • Sla het template op door links onderin het scherm op Opslaan als template te klikken.
  • In de pop-up kunt u de naam van het template nog aanpassen en kiest u in het drop-down menu een actie waaraan de template gekoppeld moet worden.
  • Klik vervolgens op Opslaan.

Het template is nu te gebruiken door alle gebruikers in uw organisatie bij de geselecteerde actie in het template.

Let op! Wanneer u er voor kiest om een templatebericht op te stellen voor een actie komt voor die actie het standaard template van Negometrix te vervallen.

Template soorten

Template soort:
Wanneer te gebruiken:
Overige templates
Dit template wordt aan geen enkele actie gekoppeld en zal dus enkel gebruikt kunnen worden vanuit de template map.
Bericht aangaande voornemen tot gunning
Wanneer een tender voorlopig gegund gaat worden, kan er een bericht naar gegunde en niet gegunde partijen verstuurd worden in de tab Gunningscommunicatie.
Tip: maak gebruik van de placeholders in het template, zodat hetzelfde template gebruikt kan worden voor gegunde en niet gegunde partijen. Bijvoorbeeld:
(IsPreliminaryAwarded) toont “is aan u gegund” of “is niet aan u gegund”.
U kunt er ook voor kiezen om een apart bericht voor gunning en een apart bericht voor afwijzing aan te maken.
Bericht aangaande definitieve gunning
Wanneer een tender definitief gegund gaat worden, kan dit bericht verstuurd worden naar gegunde en niet gegunde partijen in de tab Gunningscommunicatie.
Tip: maak gebruik van de placeholders in het template, zodat hetzelfde template gebruikt kan worden voor gegunde en niet gegunde partijen. Bijvoorbeeld:
(IsFinalyAwarded) toont “in aanmerking voor de opdracht” of “niet in aanmerking voor de opdracht”.
U kunt er ook voor kiezen om een apart bericht voor gunning en een apart bericht voor afwijzing aan te maken.
Bericht voor toelating doorlopende selectie
In een tender met als type procedure Doorlopende selectiefase kunt u een aanbieder laten weten dat deze is toegelaten door middel van een template bericht.
Bericht voor afwijzing doorlopende selectie
In een tender met als type procedure Doorlopende selectiefase kunt u een aanbieder laten weten dat deze is afgewezen door middel van een template bericht.
Uitnodigingstemplate
Voor het uitnodigen van aanbieders voor een tender. U kunt hier bijvoorbeeld voor verschillende templates aanmaken voor de verschillende procedures binnen uw organisatie.
Tender herinneringsbericht
Voor het bericht dat verstuurd wordt voor een herinnering in de planning van een tender.
Contract herinneringsbericht
Voor herinneringen die binnen een contract aangemaakt worden. Bijvoorbeeld een herinnering voor de einddatum van een contract.
Contract bericht
Vanuit het contractenoverzicht kunt u één of meerdere contracten selecteren en hier een bericht over versturen naar alle betrokken leveranciers, contractmanagers of beide.
Statuswijziging inkoopverzoek
Wanneer de status van een inkoopverzoek wordt gewijzigd kunt u een bericht sturen naar de aanvrager.
Bericht aangaande aanmaken tender vanuit inkoopverzoek
Wanneer u een tender aanmaakt vanuit een geaccepteerd inkoopverzoek kunt u een bericht versturen naar de aanvrager.
Bericht voor toelating in kwalificatiesysteem
In een tender met als type procedure Kwalificatiesysteem kunt u een aanbieder laten weten dat deze is toegelaten door middel van een template bericht.
Bericht voor afwijzing in kwalificatiesysteem
In een tender met als type procedure Kwalificatiesysteem kunt u een aanbieder laten weten dat deze is afgewezen door middel van een template bericht.