Hoe maak ik een template bericht voor mijn organisatie?

In het menu Templates kunnen berichten templates worden opgesteld voor alle gebruikers binnen het organisatieaccount. Er kunnen voor verschillende acties templates worden opgesteld, zie Templates soorten hieronder.


Berichten template aanmaken


Let op! U dient te beschikken over het recht Berichten templates beheren om deze actie uit te kunnen voeren.

  1. Ga naar Templates in het menu aan de rechterkant en klik op tabblad Berichten.  
  2. Klik op toevoegen
  3. Selecteer bij het veld Template type  het soort template dat u wilt maken. Zie onderstaande tabel Template soorten voor de verschillende soorten berichten templates.
  4. Vul in het onderwerp veld het onderwerp van het bericht in. 
  5. In het tekstvak kunt u het berichten template opmaken. U kunt hier gebruik maken van "placeholders". Deze gegevens worden getoond wanneer u klikt op preview en bij het verzenden van het bericht.  Deze kunt u ook gebruiken in het Onderwerp veld. Zie onderstaande schermafbeelding. 

    6. Klik op Opslaan


Het template is nu te gebruiken door alle gebruikers in uw organisatie bij de geselecteerde actie in het template.

Let op! Wanneer u er voor kiest om een templatebericht op te stellen voor een actie komt  het standaard template van Negometrix3 te vervallen.


Wanneer er maar één template aangemaakt is voor een specifieke actie in Negometrix3, zal dit template altijd automatisch gekozen worden voor alle gebruikers bij het uitvoeren van deze actie. Als er meerdere templates aangemaakt zijn voor een specifieke actie, wordt de gebruiker gevraagd om een van deze templates te selecteren bij het uitvoeren van die actie.




Template soorten

Template soort:Wanneer te gebruiken:
Overige templatesDit template wordt aan geen enkele actie gekoppeld en zal dus enkel gebruikt kunnen worden vanuit de template map.
Voorgenomen Besluit
Wanneer een tender gegund gaat worden, kan er een bericht naar gegunde en niet gegunde partijen verstuurd worden in de tab Gunningscommunicatie.
Tip: maak gebruik van de placeholders in het template, zodat hetzelfde template gebruikt kan worden voor gegunde en niet gegunde partijen. Bijvoorbeeld:
(IsPreliminaryAwarded) toont “is aan u gegund” of “is niet aan u gegund”.
U kunt er ook voor kiezen om een apart bericht voor gunning en een apart bericht voor afwijzing aan te maken.
Definitief besluit
Wanneer een tender definitief gegund gaat worden, kan dit bericht verstuurd worden naar gegunde en niet gegunde partijen in de tab Gunningscommunicatie.
Tip: maak gebruik van de placeholders in het template, zodat hetzelfde template gebruikt kan worden voor gegunde en niet gegunde partijen. Bijvoorbeeld:
(IsFinalyAwarded) toont “in aanmerking voor de opdracht” of “niet in aanmerking voor de opdracht”.
U kunt er ook voor kiezen om een apart bericht voor gunning en een apart bericht voor afwijzing aan te maken.
Bericht voor toelating doorlopende selectieIn een tender met als type procedure Doorlopende selectiefase kunt u een aanbieder laten weten dat deze is toegelaten door middel van een template bericht.
Bericht voor afwijzing doorlopende selectieIn een tender met als type procedure Doorlopende selectiefase kunt u een aanbieder laten weten dat deze is afgewezen door middel van een template bericht.
Uitnodiging voor tendersVoor het uitnodigen van aanbieders voor een tender. U kunt hier bijvoorbeeld voor verschillende templates aanmaken voor de verschillende procedures binnen uw organisatie.
Herinnering voor evaluatoren


Een bericht dat verstuurd wordt naar de evaluatoren als herinnering om evaluaties in te vullen.
Tender herinneringsberichtVoor het bericht dat verstuurd wordt voor een herinnering in de planning van een tender.
Contract herinneringsberichtVoor herinneringen die binnen een contract aangemaakt worden. Bijvoorbeeld een herinnering voor de einddatum van een contract.
Contract berichtVanuit het contractenoverzicht kunt u één of meerdere contracten selecteren en hier een bericht over versturen naar alle betrokken leveranciers, contractmanagers of beide.
Statuswijziging inkoopverzoekWanneer de status van een inkoopverzoek wordt gewijzigd kunt u een bericht sturen naar de aanvrager.
Bericht aangaande aanmaken tender vanuit inkoopverzoekWanneer u een tender aanmaakt vanuit een geaccepteerd inkoopverzoek kunt u een bericht versturen naar de aanvrager.
Bericht voor toelating in kwalificatiesysteemIn een tender met als type procedure Kwalificatiesysteem kunt u een aanbieder laten weten dat deze is toegelaten door middel van een template bericht.
Bericht voor afwijzing in kwalificatiesysteemIn een tender met als type procedure Kwalificatiesysteem kunt u een aanbieder laten weten dat deze is afgewezen door middel van een template bericht.