In feite fungeert: ‘Mijn Documenten’ als de achterliggende bibliotheek. 

Het is van belang om de volgende zichtbaarheidsregels in acht te nemen:


Fasemappen

De mappen selectiefase, offertefase, verificatiefase en BAFO-fase zijn alleen inzichtelijk voor de aanbieders die zijn doorgelaten naar deze fase via “Vergelijk & Selecteer”.  Wanneer u als inkoper sub-mappen aanmaakt onder deze map en daar documenten upload, geldt hiervoor hetzelfde. Dat maakt het dus raadzaam om specifieke fasedocumenten hier te uploaden. 


Per fase wordt een beantwoordingsmap aangemaakt voor de aanbieder die of gestart is met invullen (alleen in de eerste fase) of is doorgelaten naar de betreffende fase (alle opvolgende fases). U kunt de inhoud van deze mappen pas zien wanneer er is ingediend en wanneer de betreffende fase voorbij is. U kunt als inkoper geen submappen aanmaken in deze map.


Naast de bovenstaande regels is het ook van belang wie een document upload. Als een collega bijvoorbeeld een document upload en deze collega wordt vervolgens uit de tender verwijderd als deelnemer, dan zijn al zijn geüploade documenten ‘niet inzichtelijk voor aanbieders’. Het is dus raadzaam om een collega niet zonder meer uit de tender te verwijderen maar om of zijn rechten aan te passen of zijn account op inactief te zetten. 


De maximale grote van de documenten is 2GB.




Aanpassen inzichtelijkheid.

Het is mogelijk de inzichtelijkheid per document aan te passen. Daarbij gaat het om volgende opties voor twee doelgroepen: 

  • Conform map-instellingen.
    Instelling volgt de regels zoals hierboven beschreven.
  • Niet inzichtelijk/Inzichtelijk voor inkoper.
    Het document is of inzichtelijk of niet inzichtelijk voor alle inkopende deelnemers in de tender.
  • Niet inzichtelijk/Inzichtelijk voor aanbieder.
    Het document is of inzichtelijk of niet inzichtelijk voor alle aanbiedende deelnemers in de betreffende fase of tender.

 

Het bewerken van de rechten kan via de volgen stappen

  • Selecteer de checkbox van het betreffende document.
  • Klik op ‘Kijkrechten’ in de actiebalk.
  • Pas de dropdowns aan voor de twee doelgroepen aan.
  • Klik rechtsonder op Opslaan.

Documenten met aangepaste kijkrechten (dus kijkrechten die niet ‘Conform map instellingen’ staan) hebben ofwel een groene sleutel (iets is specifiek op inzichtelijk gezet voor een doelgroep) of een rode sleutel (iets is specifiek op niet inzichtelijk gezet voor een doelgroep).

 

N.B. Omdat u als inkoper doorgaans weinig gebruik maakt van de map ‘Mijn Documenten’ is voor sommige locaties in de tender (Tender Opties, Dossier etc.) al specifiek ingeregeld waar en document wordt geüpload en wat de inzichtelijkheidsrechten zijn. In ‘Mijn Documenten’ kunnen de ‘Kijkrechten’ wel bekeken worden of een document inzichtelijk is voor een doelgroep, maar het icoontje (de groene of rode sleutel) is hier niet op aangepast. Het is voor inkoper dus raadzaam om altijd te uploaden via de tender en niet via ‘Mijn Documenten’.


LET OP:  Als een aanbieder toegang tot een document moet hebben, dan kan het document niet gekoppeld zijn aan een interne omschrijving.