Het uitnodigen van aanbieders bestaat in Negometrix3 uit twee stappen: 

  1. Het opstellen van de lijst met de aanbieders die u wilt uitnodigen voor de tender. 
  2. Het versturen van de uitnodiging.


Voorlopig uitnodigen
Om aanbieders uit te nodigen dienen de volgende stappen te worden doorlopen:

Navigeer naar het tabblad 'Deelnemers' en klik vervolgens op 'Aanbieders uitnodigen'.
Het toevoegen van aanbieders kan op vier manieren:


  • Via 'contactgroepen' dit zijn de aanbieders die toegevoegd zijn aan “Mijn Contacten” indien dit gebruik wordt.
  • Vanuit de Negometrix3 database
  • Via een e-mailadres (dit kan via directe invoer of een Excel import)
  • Via 'Kwalificaties', indien de tender is gekoppeld als specifieke uitvraag aan een doorlopende tender (marktplaats, DAS etc.)



Uitnodiging versturen:

Na deze stap zijn aanbieders “voorlopig geselecteerd”. Ze hebben echter nog geen uitnodiging ontvangen. Om de uitnodigingen te versturen selecteert u de aanbieders middels de checkboxen en klikt  op 'Preview & verstuur uitnodiging". 

De uitnodiging wordt vervolgens aangemaakt gebaseerd op het standaard uitnodigingstemplate van Negometrix3 of het geselecteerde berichten template van uw organisatie. Het bericht kan nog worden aangepast voordat deze verzonden wordt. Zodra een uitnodiging is verzonden is deze 20 dagen geldig. De geldigheid van de uitnodiging wordt zowel in uw overzicht van de uitnodigingen als in de uitnodigingsmail die naar de leverancier verstuurd wordt weergegeven.


Accepteren van de uitnodiging

In de uitnodiging bevindt zich een link om de uitnodiging te accepteren of te weigeren. 


LET OP

Uitnodigingen kunnen verstuurd worden als de tender nog in voorbereidingsfase staat. De leverancier kan de uitnodiging vervolgens accepteren, maar de tender nog niet inzien. Deze verschijnt zwart gedrukt in het tenderoverzicht van de aanbieder.


Een uitnodiging is gekoppeld aan een organisatie-account of een emailadres. In alle gevallen is de link maar één keer te gebruiken.


Uitnodiging gekoppeld aan een organisatie-account vanuit de Negometrix3 database
U kunt zelf de persoon binnen de organisatie van de aanbieder kiezen aan wie u de uitnodiging wilt sturen.

LET OP

U kunt alleen publieke profielen zien. De uitnodiging wordt alleen naar de persoon gestuurd die de inkoper selecteert. De Hoofdcontactpersoon van de leverancier ontvangt dus geen uitnodiging op het moment dat hier iemand anders geselecteerd wordt.


- De ontvanger van de uitnodiging kan deze accepteren of hem doorsturen naar een collega die een Negometrix3 profiel heeft onder dezelfde organisatie. 

- Profielen die niet onder dezelfde organisatie vallen kunnen de uitnodiging nooit gebruiken.

- Degene die de uitnodiging accepteert wordt de Hoofdcontactpersoon in de tender. Hij/zij  is naar de inkoper toe het aanspreekpunt en zal de offerte indienen. 


Uitnodiging gekoppeld aan een emailadres
- Deze uitnodiging kan door een willekeurig profiel worden geaccepteerd.
- Negometrix3 kan in dat geval zien aan wie de uitnodiging origineel is verstuurd en wie de uitnodiging heeft geaccepteerd.

- Op het moment dat twee personen binnen dezelfde organisatie zijn uitgenodigd via een e-mailadres is de link alleen geldig voor de persoon die deze als eerste activeert.


Nadat de leverancier op de link in de mail/berichtenmodule klikt ziet hij het volgende scherm:


Via de knop 'Contact' gaat de leverancier naar de berichtenmodule.


Aanbieders uitnodigen voor percelen

Bij een tender met percelen moet de uitnodiging voor alle percelen verstuurd en geaccepteerd worden. De percelen waarvoor u de leverancier uit wilt nodigen zijn te selecteren voordat u de uitnodiging verstuurt.

Nadat u een leverancier hebt geselecteerd die u wilt uitnodigen onder de tab 'Aanbieders uitnodigen' dan verschijnt er een pop-up. In deze pop-up kunt u aanvinken voor welke percelen u de leverancier uit wilt nodigen.


LET OP

De uitnodigingen worden dan door het systeem gecreëerd maar worden op dit moment nog niet verstuurd naar de aanbieders.

Nadat u alle aanbieders hebt geselecteerd dan kunt u in de hoofdtender de leveranciers selecteren en klikken op 'Preview en verstuur uitnodiging'.


Nadat de uitnodiging in de hoofdtender verstuurd is dan worden de leveranciers automatisch ook uitgenodigd in de percelen. Dit kunt u controleren (in zowel de hoofdtender als de percelen) onder de tab 'Aanbieders uitnodigen' > 'Status van de uitnodiging'.


Als de uitnodiging van de hoofdtender verstuurd is, maar er vervolgens nog een perceel wordt aangemaakt dan kan u ook deze uitnodiging alsnog versturen. Het is tevens zichtbaar in de hoofdtender als er uitnodigingen in een perceel niet verstuurd zijn.


Uitnodiging te laat geaccepteerd

De link voor het accepteren van een uitnodiging is 20 dagen geldig. Het kan voorkomen dat een leverancier contact met u opneemt nadat de uitnodiging die u verstuurd heeft niet meer geldig is. Het is dan mogelijk om een nieuwe uitnodiging te versturen.

Dit kan onder de tab 'Deelnemers' > 'Aanbieders uitnodigen'. Vervolgens kunt u de leverancier die een nieuwe uitnodiging wilt ontvangen selecteren. Door middel van de knop 'Preview en verstuur uitnodiging' kunt u opnieuw een activatie link sturen naar de betreffende leverancier.



Overzicht alle uitnodigingen

Het is ook mogelijk om een export te maken van alle uitnodigingen die verstuurd zijn in een tender. Dit kan onder het tabblad 'Deelnemers' > 'Aanbieders uitnodigen'.


Uitnodiging annuleren

Indien een uitnodiging nog niet geaccepteerd is door de leverancier dan is deze nog te annuleren door u als inkoper.


Aanbieders uitnodigen bij een nadere uitvraag
In dit artikel is uitgelegd hoe aanbieders uitgenodigd kunnen worden bij een nadere uitvraag.