Het doorlopen van een Best Value-traject binnen Negometrix kent dezelfde voordelen als een regulier inkooptraject binnen Negometrix. Daarnaast kent Negometrix voor Best Value Procurement een aantal specifieke toepassingen, zoals de geïntegreerde Gunnen op Waarde methode en de mogelijkheid om offertes te anonimiseren.


Hierbij is het belangrijk dat u een aantal aandachtspunten in acht neemt:

1. Als leadbuyer in de tender is het belangrijk om de juiste rechten voor de projectteamleden in te stellen. Denk hierbij aan: anonieme inschrijvingen en het afschermen van de ingediende prijzen voor het beoordelingsteam. De Leadbuyer ziet echter wel de namen van de inschrijvers. In een consensussessie is dit wel uit te zetten, zodat het beoordelingsteam niet alsnog de namen van de leveranciers ziet tijdens de consensus sessie.


Wij adviseren het recht om aanmeldingen/inschrijvingen te bekijken uit te zetten voor beoordelaars. Op deze manier zien zij alleen de antwoorden en bijlagen van leveranciers van gunningscriteria die zij moeten beoordelen. Ze kunnen op deze manier niet via bijvoorbeeld de UEA achterhalen wie de Inschrijver is.


2. De verificatiefase kan zoals gebruikelijk toegepast worden, waaraan u vragen kunt toevoegen voor de concretiseringsfase. Deze kunnen gelijktijdig in de software lopen en in één vragenlijst uitgevraagd worden.


3. Bij het kiezen van de gunningsformule is de Gunnen op Waarde (CROW) het meest geschikt van de standaardformules. Deze formule gaat uit van een fictieve korting die behaald kan worden, het systeem berekent deze automatisch n.a.v. de beoordeling die ingegeven wordt door de evaluatoren.


Fictieve bijtelling

Een fictieve bijtelling is mogelijk middels een ‘kostencorrectie’ via de prijslijst. Ga hiervoor naar Prijslijsten, zorg dat u een prijslijst met totaalprijs heeft en kies Instellingen wijzigen. Daar ziet u onder de tabel met instellingen een regel om meerdere kostencorrecties toe te voegen. Die gebruikt u voor het bijtellen op de verschillende gunningsonderdelen. Voeg per criteria één kostencorrectieregel toe.


Let hierbij op dat indien u een bijtelling gebruikt, geen waarde bij de vragen invult (geen gunningsformule aan de vragenlijst toevoegt), maar wel een evaluatiemethode kiest. De evaluatiemethode bevat de schaal 10-8-6-4-2 en hiervan kan een export gemaakt worden, waarna de waardes in de kostencorrectie uitgewerkt kunnen worden. In de kostencorrecties dienen de gunningscriteria opgenomen te worden. Tijdens de evaluatiefase is er in dit geval een extra tabblad beschikbaar bij ‘evalueren’ (Evalueer Prijslijst), waarbij per leverancier, per criteria, de bijtelling/aftrek ingevuld kan worden.


Wij raden aan om de gunningsformule die volgens CROW ontwikkeld is te gebruiken. Dit met als reden dat de andere formule waarbij uitgegaan wordt van een bijtelling moeilijker te verantwoorden is dan die van het CROW.


4. Het is belangrijk om bij de inschrijvers te benadrukken dat zij de stukken anoniem aanleveren. Echter kan de schrijfstijl soms ook ‘verraden’ om welke inschrijver het gaat.


5. Indien u mensen uitnodigt voor interviews, dienen deze mensen betrokken te zijn bij de implementatie. Het is aan te raden de inschrijvers aan laten geven wie + functie komt voor interview.


6. Gunningscriteria – documenten zijn zelden volledig anoniem. Belangrijk is om goed te omschrijven hoe u hiermee omgaat. In de beschrijving staat een term als ‘enzovoort’, dit kan vrij voor interpretatie zijn, het is goed om dit te specificeren.


Daarnaast voegt een programma als bijvoorbeeld Word, automatisch een auteur van het document toe. Houd hier rekening mee.


7. Hoe gaat u de beoordeling inrichten? Is dit op basis van consensus of is dit een gemiddelde score van meerdere beoordelaars? Indien u in Negometrix meerdere mensen laat evalueren, komt hier uit het systeem een gemiddelde score uit. Deze kan dus afwijken van de 10-8-6-4-2 en de bijbehorende fictieve korting (en/of bijtelling).