Het doorlopen van een Best Value-traject binnen Negometrix3 kent dezelfde voordelen als een regulier inkooptraject binnen Negometrix3. Daarnaast kent Negometrix3 voor Best Value Procurement een aantal specifieke toepassingen, zoals de geïntegreerde Gunnen op Waarde methode en de mogelijkheid om offertes te anonimiseren. Bij het inrichten van een best value tender is het belangrijk dat je een aantal aandachtspunten in acht neemt:
Verificatiefase
De verificatiefase kan zoals gebruikelijk toegepast worden, waaraan je vragen kunt toevoegen voor de concretiseringsfase. Deze kunnen gelijktijdig in de software lopen en in één vragenlijst uitgevraagd worden. Lees hier hoe dat kan.
Rechten collega's
Als Lead buyer van de tender is het belangrijk om de juiste rechten voor jouw collega's in te stellen. Denk hierbij aan:
- Anonieme inschrijvingen en het afschermen van de ingediende prijzen voor het beoordelingsteam. De Lead buyer ziet echter wel de namen van de inschrijvers. In een consensussessie is dit uit te zetten, zodat het beoordelingsteam niet alsnog de namen van de leveranciers ziet tijdens de consensussessie.
- Daarnaast kan het recht om aanmeldingen/inschrijvingen te bekijken uitgezet worden voor beoordelaars. Op deze manier zien zij alleen de antwoorden en bijlagen van leveranciers van gunningscriteria die zij moeten beoordelen. Ze kunnen op deze manier niet, bijvoorbeeld door het UEA, achterhalen wie de Inschrijver is.
Gunningsformule
Bij het kiezen van de gunningsformule is de Gunnen op Waarde (CROW) het meest geschikt van de standaardformules. Deze formule gaat uit van een fictieve korting die behaald kan worden, het systeem berekent deze automatisch op basis van de beoordeling die gegeven wordt door de evaluatoren. Wij raden aan om de gunningsformule die volgens CROW ontwikkeld is te gebruiken. Dit met als reden dat de andere formule waarbij uitgegaan wordt van een bijtelling moeilijker te verantwoorden is dan die van het CROW.
Lees hier hoe je een fictieve bijtelling kunt instellen.
Let erop dat je, indien je een bijtelling gebruikt, geen waarde bij de vragen invult (geen gunningsformule aan de vragenlijst toevoegt), maar wel een evaluatiemethode kiest. De evaluatiemethode bevat de schaal 10-8-6-4-2 en hiervan kan een export gemaakt worden. Vervolgens kunnen de waardes in de kostencorrectieregel uitgewerkt worden. In de kostencorrecties dienen de gunningscriteria opgenomen te worden. Tijdens de evaluatiefase is er in dit geval onder het tabblad Evalueren een extra optie zichtbaar, namelijk Evalueer Prijslijst. Hier kun je voor elke leverancier bij elk criterium apart de bijtelling/aftrek invullen.
Evalueren
Hoe ga je de beoordeling inrichten? Is dit op basis van consensus of is dit een gemiddelde score van meerdere beoordelaars? Indien je in Negometrix3 meerdere mensen laat evalueren dan komt hier uit het systeem een gemiddelde score uit. Deze kan afwijken van de 10-8-6-4-2 en de bijbehorende fictieve korting en/of bijtelling.
Belangrijk
- Het is belangrijk om bij de inschrijvers te benadrukken dat zij de stukken anoniem aanleveren. Echter kan de schrijfstijl soms ook ‘verraden’ om welke inschrijver het gaat.
- Indien je mensen uitnodigt voor interviews dan dienen deze mensen betrokken te zijn bij de implementatie. Het is aan te raden de inschrijvers aan te laten geven wie er langs komt voor het interview, en voor welke functie hij/zij langskomt.
- Documenten zijn zelden volledig anoniem. Belangrijk is om goed te omschrijven hoe je hiermee omgaat. In de beschrijving staat een term als ‘enzovoort’, dit kan vrij voor interpretatie zijn, het is goed om dit te specificeren.
- Daarnaast voegt een programma als bijvoorbeeld Word, automatisch een auteur van het document toe. Houd hier rekening mee.