Bij het starten van een specifieke opdracht heeft de Lead buyer de mogelijkheid om aan

te geven op welke kwalificatie de specifieke opdracht betrekking heeft. Dit doet men door te kiezen voor “Tender is een nadere uitvraag vanuit:”.



In de specefieke opdracht worden nu alle aanbieders klaargezet in de tab ‘’Deelnemers’’

-> “Aanbieders uitnodigen’’. Het betreft de aanbieders die goedgekeurd zijn in een doorlopende selectiefase tender of een kwalificatiesysteem (bijvoorbeeld een Groslijst of Dynamisch Aankoop Systeem). 


LET OP

Het systeem selecteert bij een nadere uitvraag de leveranciers die doorgelaten zijn in het DAS op het moment dat de tender wordt aangemaakt. Het is daarom van belang om nog te controleren of er in de periode tussen de aanmaakdatum van de tender en het versturen van de uitnodigingen naar de leveranciers nog meer leveranciers zijn doorgelaten. Deze worden toegevoegd aan de nadere uitvraag wanneer je deelnemers selecteert vanuit kwalificatie.


Aanbieders zijn vervolgens nog niet uitgenodigd, maar staan enkel klaar om uitgenodigd te worden. Er zijn twee opties om leveranciers te selecteren:

1. Handmatige selectie van uit te nodigen aanbieders 

2. Gebruik maken van de shortlist optie (dit leggen we verder uit in dit artikel)


Short list optie

Om gebruik te maken van de shortlist optie moet deze eerst geactiveerd worden onder het tabblad Opties, en vervolgens onder Procedure:



Als deze optie is geactiveerd, wordt het onder het tabblad 'Deelnemers' mogelijk om, nadat u op 'Aanbieders uitnodigen' heeft geklikt, gebruik te maken van de Shortlist functie. 

Bij het creëren van een shortlist wordt eerst een selectie gemaakt van het gewenste aantal definitieve deelnemers:

Vervolgens zijn er vier selectiemethodes;

1. Volledig willekeurige loting

2. Gewogen loting

3. Handmatige (pre)selectie met willekeurige loting

4. Handmatige (pre)selectie met gewogen loting


1. Volledig Willekeurige loting

Het systeem voert een willekeurige loting uit op alle deelnemers die geselecteerd zijn. De LeadBuyer heeft geen enkele invloed op de uitkomst.


2. Gewogen loting

Het systeem voert een loting uit waarbij de LeadBuyer per deelnemer een gewicht kan meegeven. Hoe hoger het gewicht hoe groter de kans is dat de deelnemer ingeloot wordt:


3. Handmatige (pre)selectie met willekeurige loting

Het systeem stelt de Lead buyer in staat om een deel van de deelnemers definitief in te loten, de overige deelnemers worden willekeurig ingeloot. Op dat laatste deel heeft de Lead buyer geen invloed. Deze methode kan gebruikt worden wanneer een deel van de deelnemers geselecteerd wordt op basis van past performance.


4. Handmatige (pre)selectie met gewogen loting

Het systeem stelt de Lead buyer in staat om een deel van de deelnemers definitief in te loten en het andere deel een gewicht mee te geven wat hun kans van loting vergroot.


Nadat er gekozen is voor één van de methodes wordt er voor start gekozen. Het systeem geeft dan de volgende melding:


Het systeem geeft aan dat de actie definitief is en dat er geen andere deelnemers uitgenodigd kunnen worden dan die geloot worden.

Er wordt gekozen voor Ja, doorgaan. Het systeem zal nu de loting uitvoeren:


De loting kan eventueel nog gestopt worden. Dit doet de Lead buyer zonder kennis van een eventueel resultaat te hebben.


Na enkele seconden is de loting uitgevoerd en wordt het resultaat getoond:

De geselecteerde deelnemers worden nu toegevoegd aan de tender. De Lead buyer kan de deelnemers nog een uitnodigingsbericht verzenden: