Instellen verificatiefase

Indien de inkoper deze fase activeert onder het tabblad Procedure dan komt er na de offerte en/of selectiefase een extra fase in de planning zichtbaar: de offerte- en/of selectie-verificatiefase.


Het is mogelijk om speciaal voor deze fase een extra vragenlijst aan te maken. Vaak wordt deze gebruikt om bewijsstukken op te vragen om beantwoording van de inschrijver op eisen in de selectie of offertefase te verifiëren.


Deze vragenlijst kan handmatig worden toegevoegd via Toevoegen binnen Vragenlijsten. Kies dan ook bij periode voor beantwoording de juiste fase. 

Automatisch aanmaken van deze vragenlijst kan ook, vanuit de te verifiëren eisen in de vragenlijst voor de offerte- of selectiefase. Klik op Wijzig vraagdetails bij de eis in de vragenlijst, waar het bewijsstuk voor van toepassing zal zijn en vink Verificatie nodig aan. Kies vervolgens voor Opslaan en er komt direct de vraag om de Verificatievraag aan te maken.


In de verificatievraag hoeft enkel nog de tekst te worden gewijzigd, de vraag staat al ingesteld als Document Evaluatie. Formuleer de tekst zo, dat duidelijk is welke bewijsstukken vereist zijn. De verificatievraag is aangemaakt in een nieuwe, extra vragenlijst met de vermelding Verificatie-suffix. Andere verificatievragen die op deze manier worden aangemaakt, komen vanzelf in deze vragenlijst terecht.


De verificatiefase is verplicht te doorlopen, wanneer deze is geactiveerd. Het is een fase waarin minimaal één aanbieder een beantwoording moet indienen, om deze door te zetten naar een volgende fase (offertefase of gunning). Denk er dus goed over na of de fase van toepassing zal zijn in de tender.

Wanneer er later toch besloten wordt om geen gebruik te maken van een verificatiefase dan kan de Lead buyer deze zelf uitschakelen zolang de Gunningsfase nog niet begonnen is. Dit kan onder het tabblad Opties.

LET OP

Wanneer de verificatiefase uitgeschakeld wordt dan wordt automatisch de content uit deze fase verwijderd en de planning wordt aangepast. U krijgt hier ook een melding van bij het wijzigen.


Verwijderen offerte-verificatiefase

Als u op een later tijdstip toch besluit om de offerte-verificatiefasen niet te doorlopen, dan kunt u deze ook weer uit een lopende tender verwijderen. Om dit te doen, volgt u de volgende stappen.


1. Controleer of er nog niks is ingediend in deze fase (alle vragen en ingediende antwoorden die gekoppeld zijn aan deze fase worden tegelijk met de fase verwijderd)
>  Indien dit niet het geval is dan kan de fase verwijderd worden
2. Maak een screenshot van de partijen die doorgezet zijn naar de Evaluatiefase (Evaluaties blijven bewaard)
3. Maak een screenshot van de planning (deze verschuift na het verwijderen van de fase)
4. Ga naar het tabblad Opties > Procedure
5. Klik op 'Wijzigen' en klik het vinkje bij 'Offerte verificatiefase toepassen' uit.
6. Stel de planning opnieuw in (zie screenshot)
7. Zet de partijen door naar de evaluatiefase die daar eerder ook stonden