Rechtsonder in beeld staat de knop voor de rapportmanager. Hiermee kunt u, indien u een contractmanager licentie heeft, rapportages definiëren en downloaden. Dit kunt u voor uzelf doen, maar u kunt deze rapportages ook delen met collega’s in uw organisatie. Het delen van rapportages is alleen mogelijk met collega’s die ook een licentie hebben. Personen die geen licentie hebben en alleen mogen kijken in de contractenmodule zien de knop ‘Rapportmanager’ niet.

Om een rapportage aan te maken klikt u op de knop ‘toevoegen’. Hier dient u een naam van de rapportage op te geven. Vervolgens ziet u de beschikbare kolommen. Dit zijn alle velden die in de contracttemplate(s) zijn opgenomen. In deze rapportage manager kunt u aangeven over welke velden uit de contracten u informatie wilt exporteren. Deze kollomen selecteert u en verplaatst u met het pijltje naar de rechterkant ‘Geselecteerde kolommen’. 




Als de kolommen zijn geselecteerd kunt u eventueel in Negomtrix al een sortering of filter aanbrengen. Om een filter aan te brengen klikt u rechtsonder op de knop ‘Toevoegen’. U krijgt een regel te zien waar u de filters kunt instellen. Hieronder wordt per regel uitgelegd wat het precies inhoudt:

  • En/Of- regel: Als u meerdere filters toepast kunt u kiezen of het een en/of- regel is. Zo kunt u een filter toepassen die samen met een andere filter moet werken. Hierbij stelt u een ‘EN’ regel in, maar u kunt hier ook een derde ‘OF’ regel aan toepassen. In onderstaand figuur kunt u zien dat er contracten naar voren dienen te komen die minder dan of gelijk aan de einddatum 31 juli 2020 zijn. Omdat er een EN regel staat die gelijk is aan de hoofd contractmanager Loes Minoes zal het systeem alle contracten die minder dan of gelijk aan 31 juli 2020 van deze persoon laten zien. Omdat er bij de derde regel een OF teken staat bij de hoofd contractmanager Nicole van der Helm hoeven er bij deze persoon geen contracten naar voren te komen die minder dan of gelijk zijn aan 31 juli 2020, maar komen hiermee alle contracten naar voren waar Nicole van der Helm hoofdcontractmanager is. Mocht u willen dat er alleen contracten naar voren komen van Loes en Nicole die beide minder dan of gelijk aan de einddatum zijn van 31 juli 2020 dan kunt u deze twee filters aan elkaar koppelen door de twee filters te selecteren en vervolgens met de knop die de pijl aan geeft in onderstaand figuur te koppelen. Een laatste mogelijkheid is om van de derde filter ook een EN regel te maken, maar in dit geval zal de rapportage leeg zijn. Het is namelijk niet mogelijk om twee hoofd contractmanagers te hebben in een contract.
  • Veld (referentienaam): Hierin geeft u aan om welke kolom het gaat waar de filter op ingesteld moet worden.
  • Voorwaarde: Bij de voorwaarde geeft u aan wat de filter moet doen. Zo kunt u filteren op een gelijke waarde in de kolom, zodat bijvoorbeeld alle contracten met een einddatum van 31 juli 2020 naar voren komen. U kunt er ook voor kiezen dat de filter moet filteren op alle waarden minder of groter dan de waarde die is ingevuld van die betreffende kolom. Op die manier kunt u alle contracten met een einddatum boven 31 juli of onder 31 juli naar voren krijgen in uw export. 



 

Het is ook mogelijk om vooraf een sortering aan te brengen via het tabblad sortering. Hier selecteert u de kolom waar het om gaat. Vervolgens geeft u met de pijltjes, die rood omlijnd staan in onderstaand figuur, aan of u wilt dat de kolom oplopend of aflopend weergegeven moet worden. Met de bovenste pijltjes kunt u aangeven in welke volgorde u de kolomen in het excel wilt hebben.


 

Als de rapporten zijn gedefinieerd komen ze in het overzicht te staan van uw rapportmanager. Bij rapporten die u zelf heeft gedefinieerd kunt u aangeven u deze privé wilt houden of wilt delen met mede gelicensieerde collega’s.