Naast het toevoegen van verschillende soorten velden is het ook mogelijk om regels toe te passen over velden. Bij het toevoegen van een veld heeft u naast het tabblad ‘Beschrijving’ ook een tabblad ‘Regels’. Wanneer u hier naar toe gaat en klikt op toevoegen komt u in onderstaand scherm uit:



Er kan gekozen worden uit de volgende soorten regels:

  • Verplicht veld
  • Voorgeschreven format
  • Bereik
  • Vergelijk
  • Standaard waarde
  • Alleen lezen
  • Zichtbaar als
  • Refereer aan
  • Toevoegen aan deelnemers
  • Bewaar historie

Elke regel wordt hieronder toegelicht.


Verplicht veld

Een verplicht veld kunt u als regel bij een veld toepassen als u wilt dat het veld verplicht wordt om in te vullen. Wanneer een contract wordt ingevuld kunnen de wijzigingen niet eerder worden opgeslagen als het veld niet is ingevuld.


Voorgeschreven format

Voorgeschreven format kan gebruikt worden als u wilt dat er bijvoorbeeld niet meer dan 10 letters en/of cijfers worden ingevuld. Denk aan een telefoonnummer. Er zijn speciale coderingen om toe te passen aan de hand van het format wat u wilt hebben. Als u hier gebruik van wilt maken kunt u het beste contact opnemen met de Servicedesk en adviseren wij welke codering u nodig heeft.


Bereik

Deze regel kunt u gebruiken als u een bereik wilt toepassen op een veld. Dit kan bijvoorbeeld op een datumveld zijn, waarbij u wilt dat er alleen een datum ingevuld kan worden die tussen een bepaalde periode valt. Een ander voorbeeld is prijs. Als u wilt dat er alleen een prijs ingevuld kan worden onder de 1000 euro dan dient u een bereik op te geven waarbij de minimale waarde 0 euro is en de maximale waarde 1000 euro.


Vergelijk

Met de ‘Vergelijk’ regel kunt u het contractveld vergelijken met een ander veld en aangeven of iets bijvoorbeeld gelijk, groter of kleiner ingevuld moet worden in vergelijking met het andere contractveld. In onderstaand figuur is een voorbeeld weergegeven welke velden u hiervoor dient in te stellen.


 

Standaard waarde

Deze regel kunt u gebruiken indien voor elk contract hetzelfde ingevuld moet worden in dat betreffende veld. U kiest voor een ‘zelf ingegeven waarde’. Vervolgens kunt u kiezen wat voor soort waarde het moet zijn. Tekst, getal of datum. In de regel daaronder kunt u de waarde invullen.


Alleen lezen

De regel ‘alleen lezen’ staat in verband met de ‘standaard waarde’ regel. Als u een standaard waarde regel heeft toegepast kunt u er voor kiezen om een extra regel met ‘alleen lezen’ toe te passen. Dit zorgt ervoor dat de standaard ingevulde waarde ook niet gewijzigd kan worden.


Zichtbaar als

Dit is één van de meest gebruikte regels. U wilt namelijk niet dat altijd elk veldbaar zichtbaar is in een contract, omdat het veld voor dat contract bijvoorbeeld niet van toepassing is. Met het ‘zichtbaar als’ veld kunt u velden relateren aan een andere veld en aangeven bij welke optie het veld pas naar voren mag komen. Voor het instellen van deze regel dient u de juiste gegevens in te vullen bij de waarde velden, zodat het systeem precies weet wat zij moet doen. 


 

Uitleg van de velden

  • Bronwaarde 1:  Dit dient altijd contractveld te zijn. Het veld wordt namelijk gekoppeld aan een ander veld in de contracttemplate.
  • Type waarde 1: Dit veld hoeft u niet in te vullen.
  • Waarde criterium 1: Hier dient u het veld te selecteren waar u het aan wilt koppelen
  • Bronwaarde 2: Dit veld hoeft u niet in te vullen
  • Type waarde 2: Dit veld dient u aan te passen naar hetzelfde geval als type waarde 1. In bovenstaand figuur is dit een heel getal.
  • Waarde criterium 2: In dit veld dient u aan te geven bij welke optie van het gerelateerde veld het huidige veld naar voren moet komen. In bovenstaand voorbeeld is het gerelateerd aan het veld: Verlenging van toepassing? Waar een dropdown optie is toegepast met de 1e optie ‘Ja’ en de 2e optie: ‘Nee’. Het huidige veld moet naar voren komen als verlenging toegepast ‘Ja’ is. Dit is de eerste optie en daarom nummer 1. Deze 1 vult u in bij waarde criterium 2.
  • Voorwaarde: De voorwaarde is in dit geval gelijk aan, omdat het veld alleen naar voren dient te komen als het van toepassing is. Het is echter ook mogelijk om aan te geven dat het gelijk aan en groter dan moeten zijn of minder dan. In dit geval zou het veld dan ook naar voren komen boven de 1.


Refereer aan

Met deze regel kunt u het veld refereren aan een ander veld. Alles wat u in dat andere veld invult wordt daarmee ook automatisch in het huidige veld, waar u de regel heeft toegepast, ingevuld.


Toevoegen aan deelnemers

Deze regel kunt u toepassen bij een gebruikersveld. Denk bijvoorbeeld aan een veld voor contracteigenaar of inkoper. Als u uw collega’s toevoegt aan deze gebruikersvelden dan betekent dit niet dat zij ook automatisch deelnemer zijn in het contract bij het tabblad ‘Deelnemers’. Door deze regel toe te passen gebeurt dit wel automatisch.


Bewaar historie

Als u de historie wilt zien van een veld kunt u deze regel toepassen. Op deze manier weet u precies wie, wanneer en wat er is ingevuld en gewijzigd bij het betreffende veld waar deze regel is ingesteld.