De tabbladen in het contract (na Details, Deelnemers en Taken) gaan over het managen van een contract door middel van de KPI vragenlijsten. Met KPI vragenlijsten kun je meten of de leverancier voldoet aan de gemaakte afspraken.


De persoon met een contractmanager licentie heeft het recht om een KPI Vragenlijst aan te maken via de knop ‘Toevoegen’ of ‘Importeren. Via de knop importeren kun je een vragenlijst vanuit een excel importeren of vanuit een ander contract waar de vragenlijst al is opgezet. Het aanmaken van een KPI Vragenlijst kan alleen met een contractmanager licentie. Bij het toevoegen van een vragenlijst geef je de vragenlijst een naam en geef je aan of de vragenlijst gewogen dient te zijn. Als de vragenlijst is aangemaakt dien je de vragengroep(en) aan te maken. Bij de vragengroepen stel je het gewicht in. Aan de hand van de gewichten kun je aangeven hoe belangrijk jij bepaalde KPI onderdelen vindt en hoe zwaar deze onderdelen mee wegen in de beoordeling van de leverancier. Vervolgens worden de individuele vragen aangemaakt per vragengroep en dien je ook per vraag het gewicht aan te geven. Het kan ook zo zijn dat je aan bepaalde vragen geen gewicht geeft, omdat het een eis is. Voor deze vraag kun je het gewicht op 0 zetten en aangeven dat het een KO is als de leverancier hier niet goed op scoort. In het witte tekstvak vul je de vraag in die je bijvoorbeeld wilt stellen aan jouw interne klant, die de vragenlijst gaat invullen.



Tevens kies je een evaluatiemethode. Zie de tabel hieronder waarbij per methode wordt aangegeven wat deze inhouden.


Evaluatiemethode
Omschrijving
Waarde
Bij de waarde methode is er sprake van een min en max aantal punten. Je kunt hier bijvoorbeeld een min van 0 invullen en een max van 10, zodat men als beoordeling een rapportcijfer van 0 tot 10 kan invullen.
Ja/Nee
Evalueren op basis van de ‘Ja/Nee’ methode betekent dat men kan aangeven dat ze iets goed vinden met ‘Ja’ en iets niet goed vinden met ‘Nee’. Als de vraag in een ontkennende zin is gesteld kun je ook aangeven ‘Nee is beter’. Voorbeeld: Leverancier is tijdens de contractperiode niet in verzuim geweest. In dit geval is nee beter.
Multiple choice
Bij de multiple choice kun je zelf opties toevoegen met een bepaalde waarde. Denk bijvoorbeeld aan opties van uitstekend tot slecht:
Uitstekend – 10
Goed – 8
Voldoende 6
Matig – 4
Slecht - 0


Als de vragen zijn ingesteld komen deze onder elkaar te staan in een lijst vorm. Waarbij de Q staat voor Question en A voor Answer. 

 

Als de vragen eenmaal ingesteld zijn dient u de evaluatoren toe te voegen aan de vragen. Dit kun je doen onder het tabblad ‘KPI Vragenlijsten’ onder de knop ‘Evaluatoren beheren’. Op deze manier staan er standaard evaluatoren ingesteld bij de vragen voor elk checkpoint.