Verschillende typen vragen

Iedere inkoper die in Negometrix werkt, maakt gebruik van vragenlijsten en dient losse vraagdetails in te stellen. Negometrix biedt verschillende vraagtypes, gebruikmakende van deze vraagtypes kan de inkoper exact instellen in wat voor vorm de leverancier het antwoord op de vraag kan geven.
Naast de keuze in vraagtypes zijn er ook additionele instellingen.

 

Vraagtypes
Het vraagtype bepaalt welk antwoord de leverancier op de door u geformuleerde vraag kan geven. Het is van belang voor zowel inkoper als leverancier dat de typen goed staan ingesteld. Foutieve vraaginstellingen kunnen vertraging in de doorloop van de tender opleveren en hebben een nadelig effect voor leveranciers.

Ja/nee
Bij een ja/nee vraagtype geeft u de leverancier enkel de mogelijkheid uw vraag met ja of nee te beantwoorden. Dit vraagtype is geschikt voor het formuleren van eisen. Het systeem evalueert het antwoord van de leverancier automatisch.

Waarde
Bij dit vraagtype geeft u de leverancier de mogelijkheid een bepaalde waarde in te vullen. U geeft bij het instellen van dit vraagtype aan wat de minimum en de maximum grens is aan deze waarde. Heeft de vraag in kwestie gewicht, dan werkt het als volgt:

Min: vul hier de waarde in waarbij de leverancier 0 punten krijgt

Max: vul hier de waarde in waarbij de leverancier het maximaal te behalen aantal punten krijgt (overeenkomstig met het gewicht van de vraag)

Alle waarden daartussen leveren een evenredig aantal punten op. Waardes beneden de Min blijven 0 punten opleveren, net als dat waarden boven de Max altijd het maximaal aantal punten opleveren.


Deze vraag is geschikt voor hoeveelheden (cijfers, aantallen, uren, tijden etc.). Het systeem evalueert het antwoord van de leverancier automatisch.

Indien de vraag als ‘KO’ wordt gekenmerkt dan zal de leverancier bij het invullen van een waarde die gelijk is aan, of lager ligt dan, de minimaal ingegeven waarde door het systeem een KO toebedeeld krijgen.  

Multiple choice
Indien u dit vraagtype kiest, dient u als inkoper verschillende antwoordopties voor de leverancier te definiëren en als keuze beschikbaar te stellen. De leverancier kan bij het beantwoorden van de vraag kiezen uit de vooraf gespecificeerde antwoordopties. Optioneel kunt u het toestaan de leverancier meerdere antwoorden te laten aanvinken. Tevens is het optioneel mogelijk de leverancier zelf een alternatief antwoord toe te laten voegen.  

Het systeem evalueert het gekozen antwoord (of antwoorden) van de leverancier automatisch (behalve wanneer ervoor gekozen is de leverancier een alternatief antwoord te laten toevoegen, deze dient dan te worden geëvalueerd).


Open vraag

Indien u kiest voor een open vraag stelt u een tekstvak ter beschikking voor de leverancier. In dit tekstvak kan de leverancier het antwoord op de vraag formuleren. Het aantal beschikbare tekens kunt u als inkoper vooraf instellen: tussen de 0 en 10.000 tekens (spaties worden meegeteld). Denk bij 4.000 tekens aan ongeveer een A4.
Het antwoord dat een leverancier middels een open vraag geeft, kan niet door het platform worden gelezen. Daarom dient u als inkoper het antwoord te evalueren. De score die middels de evaluatie wordt ingevuld, wordt wel herkend door het platform en doorberekend naar een (kwaliteit) score per leverancier. De evaluatiemethoden worden pas zichtbaar nadat u het vraagtype ‘open vraag’ heeft gekozen.

Let op: verwar het vraagtype (voor leveranciers) en de evaluatiemethode (voor inkopers) niet met elkaar!


Document evaluatie

Middels een document evaluatie geeft u de leverancier enkel de gelegenheid een bijlage bij de vraag te uploaden als antwoord. Het document dat de leverancier uploadt als antwoord, kan niet door het platform worden gelezen. Daarom dient u als inkoper het antwoord te evalueren. De score die middels de evaluatie wordt ingevuld, wordt wel herkend door het platform en doorberekend naar een (kwaliteit) score per leverancier. De evaluatiemethoden worden pas zichtbaar nadat u het vraagtype ‘document evaluatie’ heeft gekozen.

Let op: verwar het vraagtype (voor leveranciers) en de evaluatiemethode (voor inkopers) niet met elkaar!

Tabel
Bij dit vraagtype dient u als inkoper een tabel te creëren door het aanmaken van rijen en kolommen. De cellen die hierdoor ontstaan dienen door de leverancier ingevuld te worden.

 

De antwoorden die de leverancier in de cellen plaatst, kunnen niet door het platform worden gelezen. Daarom dient u als inkoper het antwoord te evalueren. De score die middels de evaluatie wordt ingevuld, wordt wel herkend door het platform en doorberekend naar een (kwaliteit) score per leverancier. De evaluatiemethoden worden pas zichtbaar nadat u het vraagtype ‘tabel ’ heeft gekozen. 


Beoordeling zonder antwoord op deze vraag

Indien u dit vraagtype kiest kunt u een vraag opstellen die u zelf tijdens de evaluatiefase zal beantwoorden. De leverancier kan dus geen antwoord te geven op deze vraag. U kunt er zelf voor kiezen de vraagstelling en antwoordoptie wel of niet zichtbaar te maken voor de leverancier.
Tijdens de evaluatiefase geeft het systeem een melding dat deze vraag nog beantwoord moet worden. Dit vraagtype wordt bijvoorbeeld gebruikt indien er na indiening van de offertes sprake is van een site visit, gebruikerstest of (sales)presentatie.    

  

Extra instellingen
Onderstaande instellingen kunnen optioneel en per vraag gekozen worden. De zichtbaarheid van enkele instellingen is afhankelijk van keuzes die op een ‘hoger’ niveau gemaakt zijn, zoals de optie ‘gewicht’ en ‘verificatie nodig’.

 

Gewicht:
Indien er op vragenlijst-niveau is aangegeven dat de vragenlijst ‘gewicht’ heeft, ziet u rechts naast het tekst vak waar u uw vraag formuleert een vak om het gewicht in te vullen. Indien dit vak zichtbaar is, dient bij iedere vraag in de vragenlijst een gewicht ingevuld te worden. De waarde die u invult start bij 0 (de vraag heeft geen gewicht, of het betreft een eis) tot een X getal. Het getal dat u invult zal automatisch worden vertaald naar een percentage dat in relatie staat met de gewichten bij andere vragen en vragengroepen.

 

KO
KO staat voor Knock Out. Indien u deze optie selecteert, geeft u aan dat deze vraag een harde eis betreft. Op het moment dat de leverancier de vraag beantwoordt met de minimale score, krijgt deze een KO toegekend en maakt de leverancier (in principe) geen kans meer op gunning van de opdracht.

 

Aanbieder toestaan bijlage toe te voegen
Als u deze optie aanzet geeft u de leverancier de mogelijkheid een optionele bijlage bij het antwoord te uploaden. Indien u kiest voor het vraagtype ‘document evaluatie’ is het verplicht de vraag te beantwoorden middels het uploaden van een document. Deze optie kan extra aangezet worden naast ieder ander vraagtype.
Let op: omdat het een optionele functie betreft komt een bijgevoegd document niet automatisch bij de te evalueren antwoorden naar voren (tenzij de bijlage optioneel is naast een ‘open vraag’ of een ‘tabel vraag’).

 

Verificatie nodig
Indien uw tender dient te voldoen aan de aanbestedingswet, kan het nodig zijn om bij een vraag aan te geven dat verificatie nodig is. U ziet enkel deze optie als u bij de Tender Opties heeft aangegeven de verificatiefase te willen toepassen. Indien u de vraag opslaat geeft het systeem een melding waarin u wordt gevraagd de verificatievraag aan te maken. 

 

Voeg bijlage toe
Als inkoper heeft u de mogelijkheid om documenten te delen met de leveranciers. Dit kunnen informatieve documenten of invul documenten zijn. U heeft de mogelijkheid het document van uw eigen harde schijf te selecteren en uploaden, of te selecteren vanuit Documenten als het document daar al geüpload is. Als u documenten opgedeeld in verschillende mappen aan een vraag toe wilt voegen dan is dit mogelijk door ZIP mappen te uploaden.