Introductie

De vraag & antwoord module in Negometrix biedt de mogelijkheid om de Nota van Inlichtingen geïntegreerd in uw tender te verweven. De vraag & antwoord module kan worden toegepast als Dynamische Nota van Inlichtingen (gids proportionaliteit art. 4.1.) maar vragen kunnen ook worden verzameld tot een bepaalde datum en daarna in één keer beantwoord.    

De vraag & antwoord module wordt tijdens de voorbereiding van de tender door de Leadbuyer geactiveerd. Door het activeren van de module kunnen aanbieders vragen en opmerkingen ter verheldering van de, selectie- of, offerteaanvraag koppelen aan vragen in Negometrix. Deze vragen heeft u zelf gemaakt om voorwaarden, eisen en wensen te definiëren. Door de vraag, eventueel direct met het antwoord, te publiceren wordt deze zichtbaar voor alle aanbieders die zich in de betreffende tenderfase bevinden (tenzij de vraag als ‘individueel’ is aangemerkt).

Het antwoord kan worden opgesteld door de Leadbuyer maar ook door collega-deelnemers in de tender. Deze instructie beschrijft de werkwijze voor u als Leadbuyer van de tender, voor een instructie voor collega’s die vragen toegewezen hebben gekregen verwijzen wij u naar de ‘Instructie Vraag & antwoord (collega met toegewezen vraag)’.


Activering van de module
Tijdens de voorbereiding van de tender dient u de vraag & antwoord module te activeren. Dit doet u door in het tab ‘Tender opties’ bij de ‘Overige opties’ de checkbox bij ‘Activeer vraag & antwoord module’ aan te vinken. Na het opslaan ziet u boven in uw scherm een extra tab met de naam ‘Vraag & Antwoord’.



Rechten inzien vraag & antwoord collega’s
Collega’s in uw tender zien gestelde vragen niet tenzij u vragen aan hen toewijst ter beantwoording. Daarnaast kunt u collega’s ook het recht toekennen om alle vragen & antwoorden in te zien, ongeacht of ze daar aan worden gekoppeld ter beantwoording.  U kunt dit instellen middels een ‘recht’ op de pagina ‘Deelnemers’. Klik daar op ‘Collega’s overzicht:’ en zet het recht ‘Alle gestelde vragen in “Vraag & Antwoord” module inzien’ op Toegestaan.

Alle verder beschreven activiteiten in deze instructie vinden plaats in de tab ‘Vraag & Antwoord’.


Indien een collega het recht heeft vragen en antwoorden te publiceren mag deze ook vragen toewijzen aan collega's, antwoorden wijzigen die gereed staan, of gepubliceerde vragen rectificeren.


Regels instellen
Tijdens de voorbereiding van de tender kunt u ‘Regels’ instellen. Middels het aanmaken van deze spelregels kunt u uitleggen op welke wijze, of middels welke voorwaarden, aanbieders vragen en opmerkingen kenbaar kunnen maken. Deze regels worden zichtbaar voor de aanbieders zodra zij aan uw tender zijn gekoppeld en de tender zich in de, selectie- of, offertefase bevindt.

Door de optie ‘Individuele vragen toestaan’ aan te vinken, geeft u aanbieders de mogelijkheid een vraag als in te sturen met het verzoek deze individueel te beantwoorden. De reden hiervoor kan zijn dat het publiek beantwoorden van een vraag schade kan toebrengen aan economische belangen van de betreffende onderneming.  


Achtergrondinformatie  
De aanbieder kan bij het stellen van de vraag de optie ‘achtergrondinformatie’ aanvinken. Deze achtergrondinformatie kan eraan bijdragen dat u de vraag(stelling) beter begrijpt en de vraag daardoor beter kan beantwoorden. Bij het publiceren van de vraag en het antwoord, wordt deze achtergrondinformatie niet zichtbaar voor andere aanbieders in de tender.


Individuele vragen
Is een vraag door een aanbieder als ‘individueel’ ingestuurd? Dan herkent u deze aan het paarse icoon.  Na het openklappen van de vraag ziet u tevens de motivatie van de aanbieder waarom deze vraag de economische belangen van de onderneming kan schaden.


Vindt u de economische belangen niet gerechtvaardigd? Dan kunt u middels het beantwoorden van de vraag de aanbieder verzoeken de vraag nogmaals te stellen en niet als ‘individueel’ aan te merken.

Vraag toewijzen aan collega(‘s) of publiek antwoord opstellen
Nadat u de inhoud van de vraag heeft gelezen kunt u gebruik maken van 2 knoppen: ‘Vraag toewijzen aan collega(‘s)’ of ‘Publiek antwoord opstellen’.

Middels deze knoppen heeft u drie mogelijkheden:

  • Publiceer de vraag zonder een antwoord
  • Publiceer de vraag met een antwoord dat u zelf formuleert
  • Wijs de vraag toe aan één of meerdere collega’s


LET OP: 

  • Indien een vraag het ‘individuele’ kenmerk heeft, is de knop ‘Publiek antwoord opstellen’ gewijzigd naar ‘Individueel antwoord opstellen’. De werkwijze voor het beantwoorden van de vraag wijkt niet af van de beschreven werkwijze in dit document, met als uitzondering dat de vraag enkel wordt gepubliceerd aan de vraagsteller en niet publiek aan alle aanbieders.
  • Een vraag kan alleen individueel beantwoord worden als deze ook individueel gesteld is in het systeem.


Berichtgeving vragen & antwoorden (daily digest)
Op het moment dat er deelnemers in uw tender zitten en deze in de, selectie- of, offertefase staat kunnen aanbieders vragen stellen. Als er vragen zijn gesteld ontvangt u hiervan tweemaal daags een ‘daily digest’. Dit bericht bevat een overzicht van alle gestelde vragen die in de 12 uur daarvoor zijn gesteld. Indien er geen nieuwe vragen zijn gesteld, ontvangt u geen bericht. Aanbieders ontvangen aan hun kant een ‘daily digest’ met een overzicht van alle gepubliceerde vragen en antwoorden.


Overzicht gestelde vragen
Indien er vragen zijn gesteld ziet u daarvan een overzicht in het eerste tab ‘Alle vragen en concept antwoorden’. U kunt op deze pagina zoeken naar kernwoorden en selecteren op status. Tevens is de pagina opgedeeld in kolommen. Als u op de titel van een vraag klikt dan ziet u de inhoud van de gestelde vraag en wordt het volgende scherm zichtbaar. 



Alle informatie in het blauw is klikbaar. Per kolom kan er gesorteerd worden op de gewenste informatie, en door op het vraagnummer te klikken verschijnt de origineel geformuleerde vraag in de vragenlijst. 



Publiceer de vraag zonder antwoord

U kunt ervoor kiezen een gestelde vraag te publiceren om op een later moment het antwoord te publiceren. U kunt hiervoor kiezen als u niet direct het antwoord paraat heeft en wilt voorkomen dat meerdere aanbieders dezelfde vraag stellen.

Nadat u klikt op ‘Publiek antwoord opstellen’ opent er een pop-up waarin u de vraagstelling van de aanbieder kunt aanpassen. Dit kan nodig zijn voor het anonimiseren van de vraag, bijvoorbeeld als de aanbieder persoonlijke gegevens in de vraagstelling heeft opgenomen.



Het tekstveld waar ‘Antwoord’ boven staat kunt u leeg laten. Klik vervolgens rechts onderin op ‘Preview & verzenden’ en kiest in het volgende scherm voor de optie ‘Publiceer alleen de vraag’.  



Na publicatie heeft de vraag een nummer gekregen, het icoon is gewijzigd naar een vraagteken en de status is gewijzigd naar ‘In behandeling, vraag reeds gepubliceerd’.


 

Antwoord zelf opstellen
Nu de vraag is gepubliceerd kunt u ervoor kiezen zelf een antwoord op te stellen of de vraag aan een collega toe te wijzen. Indien u zelf het antwoord wilt opstellen gaat u naar de tab 'Gepubliceerde Vragen en Antwoorden'. Vervolgens klikt u op de titel van de vraag of op de ronde knop met het + teken aan de rechterkant van het scherm. Vervolgens kiest u voor ‘Aanpassen’. Er verschijnt de pop-up 'Concept antwoord opstellen' waar de oorspronkelijke vraag in is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw antwoord en klik op ‘Publiceer’.

Het antwoord op de vraag is nu gepubliceerd, het icoon is gewijzigd en de status van de vraag is ´Beantwoord & gepubliceerd’. Alle aanbieders die zich in de betreffende tenderfase bevinden krijgen hiervan binnen 24 uur een melding middels de daily digest (als ze zich hiervoor in hun persoonlijke profiel hebben aangemeld).


Aanpassen gepubliceerd antwoord
Nadat een antwoord is gepubliceerd is het niet meer mogelijk deze terug te trekken. Wel is het mogelijk de inhoud aan te vullen, dit kan door de vraag open te klappen en vervolgens op de knop ‘Aanpassen’ te klikken. Er verschijnt een pop-up waar de oorspronkelijke vraag is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw, aanvullende, antwoord en klik op ‘Antwoord delen’. Binnen 24 uur wordt wederom een daily digest naar de aanbieders gestuurd.


Publiceer de vraag met antwoord dat u zelf formuleert
Indien u ervoor kiest de vraag te publiceren en daarbij zelf het antwoord op te stellen, klikt u op ‘Publiek antwoord opstellen’. Er opent een pop-up waarin u de vraagstelling van de aanbieder kunt aanpassen. Dit kan nodig zijn voor het anonimiseren van de vraag, bijvoorbeeld als de aanbieder persoonlijke gegevens in de vraagstelling heeft opgenomen. In het tweede tekst vak kunt u uw antwoord formuleren.



LET OP: De bijlagen die de vraagsteller heeft geüpload worden nooit zichtbaar voor andere aanbieders in de tender. Wilt u samen met uw antwoord een document delen met de aanbieders in uw tender? Dan dient u deze zelf te uploaden onder het tekstveld met uw antwoord. Wanneer u kiest voor de optie 'Kies document' dan kunt u een document selecteren uit de documentenmap van deze tender. Als u kiest voor de optie 'Upload document' dan kunt 

Is het antwoord gereed? Klik dan op ‘Preview & Opslaan’. In het volgende scherm ziet u een preview van de vraag en het antwoord dat u voornemens bent te publiceren.



Preview & opslaan 1: Sla op zonder publiceren
Het is ook mogelijk om een antwoord op een vraag als concept op te slaan. Dit antwoord is dan niet meteen zichtbaar voor leveranciers. Nadat u op 'Preview en verzenden' heeft geklikt kunt u kiezen voor de optie ‘Sla op zonder te publiceren’. Hierdoor plaatst u de vraag en het antwoord in de 2e tab ‘Gereed voor publicatie’. De vraag heeft nu een nummer gekregen, het icoon is gewijzigd en de status van de vraag is ‘Gereed voor publicatie’.

Klaar voor publicatie


In het 2e tab ‘Gereed voor publicatie’ kunt u in één keer alle vragen en antwoorden publiceren die hier zijn geplaatst. Door te klikken op ‘Selecteer alles’ selecteert u in één keer alle vragen op de pagina, klik op ‘Publiceren’ om de vragen te publiceren.
 

Door de vragen te publiceren zijn de geselecteerde vragen & antwoorden uit deze tab verplaatst naar het 3e tab ‘Gepubliceerde vragen en antwoorden’. De vragen hebben een nieuw icoon gekregen en de status is gewijzigd naar ‘Beantwoord & gepubliceerd’.

Preview & opslaan 2: Direct publiceren van vraag en antwoord
Kiest u ervoor direct op ‘Publiceer’ te klikken dan publiceert u de vraag en het antwoord. De vraag heeft nu een nummer gekregen, het icoon is groen en de status is gewijzigd naar ‘Beantwoord & gepubliceerd’.

Aanpassen gepubliceerd antwoord


Wijzigen Antwoord

Nadat een antwoord is gepubliceerd is het niet meer mogelijk deze terug te trekken. Wel is het mogelijk de inhoud aan te vullen, dit kan door de vraag open te klappen en vervolgens op de knop ‘Aanpassen’ te klikken. Er verschijnt een pop-up waar de oorspronkelijke vraag is weergegeven en een tekstveld voor het antwoord beschikbaar is. Formuleer uw, aanvullende, antwoord en klik op ‘Antwoord delen’. Binnen 24 uur wordt wederom een daily digest naar de aanbieders gestuurd.

 

Wijs de vraag toe aan één of meerdere collega’s

Als Leadbuyer beschikt u niet altijd over alle inhoudelijke kennis van de tender, daardoor kan het gebeuren dat u niet direct alle antwoorden kunt geven. In Negometrix kunt u dan online vragen aan collega’s (bijvoorbeeld een interne klanten of materiedeskundigen) toewijzen. Zij moeten hiervoor deelnemer zijn in de tender.


U wijst een vraag toe aan een collega door te klikken op ‘Vraag toewijzen aan collega(‘s)’. Een pop-up verschijnt met een overzicht van collega’s die deelnemer zijn in de tender. Deelnemers kunnen uit uw eigen organisatie en uit een extern gekoppelde inkopende organisatie komen. Mist u deelnemers? Collega's zijn toe te voegen aan een tender onder de tab 'Deelnemers' > Collega toevoegen.


Na het koppelen van een collega ziet deze in zijn/haar persoonlijke account enkel de toegewezen vragen, tenzij dit anders is ingesteld bij hun rechten. Uw collega kan een antwoord op de vraag formuleren en deze met u als Leadbuyer delen. Als Leadbuyer houdt u de regie over de antwoorden en beslist wat er daadwerkelijk wordt gepubliceerd.

 





Voor collega’s die vragen toegewezen hebben gekregen verwijzen wij u naar de ‘Instructie Vraag & antwoord (collega met toegewezen vraag)’.

  

Antwoorden delen met toegewezen collega’s
Nadat u vragen heeft toegewezen aan collega’s zijn de namen van de betreffende collega's zichtbaar in de kolom ‘Toegewezen aan’. Collega’s hebben de mogelijkheid hun antwoorden in concept op te slaan (zonder deze met u te delen), en op te slaan mét delen. Is een naam van een collega oranje? Dan is een concept antwoord opgesteld zonder deze met u te delen. De inhoud is voor u nog niet zichtbaar maar u kunt wel zien dat uw collega aan de slag is gegaan.

            

Is de naam van een collega groen? Dan is het antwoord opgeslagen én met u gedeeld. U kunt het antwoord lezen en gebruiken bij het opstellen van het publieke antwoord. De datum en tijdstip geven aan wanneer het antwoord met u is gedeeld.


De optie van het niet delen van een concept antwoord is voor u als Leadbuyer ook beschikbaar. Als u kiest voor 'concept antwoord opstellen' wordt er de optie geboden om dit concept antwoord wel of niet te delen met uw collega's. Dit concept antwoord is vervolgens aan te passen. Het is hierdoor mogelijk om de antwoorden van de collega ('s) aan wie u de vraag heeft toegewezen te verwerken in uw publieke antwoord. 


Publiek antwoord opstellen
Door te klikken op de vraagtitel kunt u de gedeelde (groene) antwoorden van uw collega(’s) lezen. Klik op ‘Publiek antwoord opstellen’ om een antwoord op de vraag te formuleren.


Er opent een pop-up waarin u de vraagstelling van de aanbieder kunt aanpassen. Dit kan nodig zijn voor het anonimiseren van de vraag, bijvoorbeeld als de aanbieder persoonlijke gegevens in de vraagstelling heeft opgenomen.

In het tweede tekst vak kunt u het antwoord opstellen. Om de antwoorden van uw collega’s te bekijken klikt u op ‘Antwoorden van collega’s’. Klik op ‘Kopieer / bekijk antwoorden’ om de antwoorden te bekijken. Wanneer u er in de volgende pop-up voor kiest om het document over te nemen naar de te publiceren vraag dan wordt het antwoord dat uw collega gegeven heeft gekopieerd naar het tekstvak van antwoord dat u zelf gegeven heeft. 

Alles in het tekstveld kan door u worden bewerkt om uiteindelijk een definitief antwoord op te stellen.






Als u bij de pop-up voor 'Nee' kiest dan wordt het antwoord dat uw collega met u gedeeld heeft onder het tekstvak weergegeven.


Importeren van antwoorden

Meer informatie over het importeren van antwoorden in de Vraag&Antwoord module vindt u op deze pagina