Introductie
De Vraag & Antwoord module in Negometrix biedt de mogelijkheid om de Nota van Inlichtingen geïntegreerd in een tender te verweven. De module kan worden toegepast als Dynamische Nota van Inlichtingen (gids proportionaliteit art. 4.1). Daarnaast kunnen vragen ook worden verzameld tot een bepaalde datum en daarna in één keer beantwoord.    

De Vraag & Antwoord module wordt tijdens de voorbereiding van de tender door de Leadbuyer geactiveerd. Door het activeren van de module kunnen leveranciers vragen stellen en opmerkingen met u delen ter verheldering. In Negometrix is het mogelijk om een vraag te koppelen aan vragen van de vragenlijst in de selectie- of offerteaanvraag. Deze vragen zijn door uw organisatie gemaakt om voorwaarden, eisen en wensen te definiëren. Daarnaast is het voor leveranciers ook mogelijk om een algemene vraag te stellen die niet aan een specifieke vraag uit de vragenlijst of aan de prijslijst gekoppeld is.
Wanneer u een vraag en/of het antwoord te publiceert in de Vraag & Antwoord module dan wordt deze zichtbaar voor alle leveranciers die zich in de betreffende tenderfase bevinden (tenzij de vraag als ‘individueel’ is aangemerkt, meer informatie over deze optie vindt u op deze pagina).

Een antwoord kan worden opgesteld door de Lead buyer, maar tevens door collega-deelnemers in de tender. Deze instructie beschrijft de werkwijze voor collega’s die vragen toegewezen hebben gekregen zoals een interne klant of materiedeskundige. Voor een instructie voor Leadbuyers die de vraag & antwoord module managen verwijzen wij u naar de Instructie Vraag & antwoord (Leadbuyer).

 

Opzoeken toegewezen vragen 
Om de inhoud van de aan u toegewezen vragen te bekijken logt u in op Negometrix, bij ‘Tenders’ klikt u op de naam van de tender. Vervolgens opent de tender en treft u bovenin een rij met stappen die het gehele inkoopproces vertegenwoordigen. Klik op ‘Vraag & antwoord’.

 


U ziet een overzicht met alle vragen die aan u zijn toegewezen. De Leadbuyer van de tender heeft ervoor gekozen deze vragen niet zelf te beantwoorden maar daarvoor een beroep op u (en eventueel meerdere collega’s) te doen.


In de kolom ‘Toegewezen aan’ ziet u uw naam staan. Indien er ook een naam van een collega zichtbaar is kan deze net als u een antwoord opstellen. U hoeft geen rekening te houden met deze collega en bent er niet van afhankelijk of deze al wel of geen actie heeft ondernomen.

Individuele vragen
Is een vraag door een aanbieder als ‘individueel’ ingestuurd? Dan herkent u deze aan het paarse icoon.  

Na het openklappen van de vraag ziet u tevens de motivatie van de aanbieder waarom deze vraag de economische belangen van de onderneming kan schaden.
Vindt u de economische belangen niet gerechtvaardigd? Dan kunt u middels het beantwoorden van de vraag de aanbieder verzoeken de vraag nogmaals te stellen en niet als ‘individueel’ aan te merken.

Formuleren van antwoord
Door op de vraagtitel te klikken kunt u de inhoud van de vraag lezen. Klik op ´Concept antwoord opstellen´ om een concept antwoord op te stellen.



Er opent een pop-up waarin u uw (voorlopige) antwoord kunt opstellen. Vervolgens kunt u kiezen voor de opties om het antwoord direct te delen met collega’s, of deze eerst nog te bewaren alvorens te delen.



Niet met collega’s delen

Door te kiezen voor ‘Niet met collega’s delen’ slaat u het antwoord op als concept en wordt deze niet zichtbaar voor de Lead buyer. Uw naam wordt vervolgens weergegeven met een oranje kleur. De kleur is ook zichtbaar voor de Leadbuyer en andere collega(‘s) die dezelfde vraag toegewezen hebben gekregen. De Lead buyer kan hiermee in de gaten houden in hoeverre u bent gevorderd met het beantwoorden van de vragen.



U kunt uw concept antwoord aanpassen door de klikken op ‘Bewerk antwoord op vraag’. De pop-up waarin u eerder uw concept antwoord heeft geplaatst opent weer en u kunt uw antwoord aanpassen en/of delen met de Lead buyer door te klikken op ‘Deel met collega’s’. Als u ervoor kiest het antwoord te delen krijgt uw naam de kleur groen.

LET OP: Nadat u het concept antwoord heeft gedeeld kunt u deze nog steeds aanpassen. Ga hier voorzichtig mee om aangezien de mogelijkheid bestaat dat de Lead buyer uw antwoord al heeft gebruikt bij het opstellen van het definitieve antwoord.

 

Gepubliceerd antwoord
Als de vraag door de Lead buyer is gepubliceerd krijgt de vraag een nummer en de status ‘Beantwoord & gepubliceerd’. Het is nu niet meer mogelijk uw antwoord aan te passen. Mocht het toch nodig zijn het gepubliceerde antwoord te rectificeren dan dient de Lead buyer dit doen.


 

Ondersteuning

Bij twijfel kunt u tussen 08:00 en 18:00 uur contact opnemen met de Negometrix Servicedesk.

Telefoon: + 31 (0) 85 20 84 666

E-mail: servicedesk@negometrix.com