Indien u een prijs of prijzen wilt uitvragen bij de aanbieders kunt u dat doen onder de tab Prijslijst. In Negometrix wordt er onderscheid gemaakt tussen twee soorten prijslijsten: Een gedetailleerde uitvraag die in Negometrix is opgebouwd of een prijslijst waarbij de inkoper een totaalprijs opvraagt die onderbouwd dient te worden met een bijgevoegd Excel document. Het hangt van de tender af welke optie het meest geschikt is voor u, zo is de eerste optie beter toe te passen wanneer u maar enkele prijzen op wilt vragen. U kunt eventueel meerdere prijslijsten aanmaken, maar weet dat er slechts 1 prijslijst geselecteerd kan worden om te koppelen aan de kwaliteitsscore in een EMVI-aanbesteding.


In dit document wordt beschreven hoe de prijslijsten aangemaakt worden en wat de overige mogelijkheden zijn binnen de software.


Tabblad ‘Prijslijsten’

Binnen het tabblad ‘Prijslijsten’ maakt u als inkoper prijslijsten aan welke door de aanbieders ingevuld kunnen worden. Wanneer u, zonder gebruik te maken van een tender template, een tender aanmaakt zult u zien dat er nog geen prijslijst is aangemaakt. Vervolgens kunt u rechts onderin een prijslijst toevoegen door op knop “Prijslijst toevoegen” te klikken.



Prijslijst toevoegen

Wanneer u hier op heeft geklikt, verschijnt er een pop-up. Hier kunt u bovenaan de fase selecteren waarin deze prijslijst uitgevraagd zal worden. Daarnaast kunt u ook een “Bron” selecteren. Als u voor de optie “Nieuw” klikt kunt u een volledig nieuwe prijslijst gaan inrichten. Wanneer u voor de optie “Excel” of “Tender” kiest, kunt u een prijslijst importeren uit een Excel bestand of uit een andere tender waar u deelnemer in bent. De ingegeven formules worden niet door de software geïmporteerd. Als u de gewenste optie heeft gekozen kunt u op “Toevoegen” klikken.


U heeft nu een prijslijst toegevoegd aan de tender. Het betreft een eenvoudige prijslijst, die u met Quick Edit tekstueel kunt aanpassen. Wilt u meer kolommen toevoegen of een kostencorrectie(regel) toevoegen? Kies dan voor Instellingen wijzigen.


Instellingen wijzigen

U komt nu in onderstaand overzicht terecht, waarbij u de kolommen van de prijslijst kunt gaan instellen. U kunt er hiervoor kiezen om extra kolommen toe te voegen of deze te verwijderen uit de prijslijst. Dit doet u met de opties die zich rechts onderin in onderstaande afbeelding bevinden. 

De kolommen die later in de Prijslijst staan worden in dit scherm onder elkaar weergegeven. Door middel van de knop 'Rangorde' kan deze volgorde aangepast worden. Tevens vindt u hier de knop ‘Preview als aanbieder’. Door hierop te klikken ziet u de prijslijst vanuit het perspectief van een aanbieder.


Tip!: Wanneer u kiest voor de optie waarbij u alleen de Totaalprijs uitvraagt, dient u twee kolommen te hebben: Een voor een korte instructie en een waar de aanbieder de totaalprijs in kan vullen. Wanneer u een gedetailleerde Prijslijst in Negometrix wilt zetten dient u meer kolommen te gebruiken.


Hieronder zal iedere optie uitgebreid toegelicht worden. Via de Knop “Quick Edit” kunt u de opties wijzigen en als alles naar wens is ingevuld kunt u uw instellingen bevestigen met “Opslaan”.



De verschillende mogelijkheden zijn als volgt:

# (nummer): Dit is het nummer van de kolom welk de rangorde bepaald in de prijslijst.

Kolomnaam: hier vult u de naam in van de kolom, dit is vaak het onderwerp van wat u hier wilt weten van de aanbieder of aan de aanbieder wil laten weten. Bijvoorbeeld: Prijs of Aantal. Dit komt bovenaan de kolom te staan.

Type: een type wordt gekozen om te bepalen welke invoermethode een aanbieder dient te gebruiken in de gehele kolom. De mogelijke typen zijn als volgt:

Tekst: Deze optie geeft de de mogelijkheid een regel tekst in te geven.

Aantal: Hier kan een getal worden ingevuld.

Prijs: hier kan een getal in worden gevoerd die door het systeem als een bedrag zal worden behandeld.

Percentage: hier kan een getal in worden gevoerd die door het systeem als een percentage zal worden behandeld.

Berekening: hier kan door u een formule ingevuld worden.

Standaard waarde: Deze kunt gebruiken in combinatie met de optie ‘aan te passen door inkoper na de offertefase’. De standaard waarde die u hier instelt wordt voor de hele kolom toegepast en is aan te passen in de evaluatiefase.

Formule: Indien u voor het type ‘berekend’ kiest kunt u in de kolom ‘formule’ de formule instellen. Hierbij maakt u altijd gebruik van de nummers van kolommen, bijvoorbeeld C1. Dit werkt vergelijkbaar met Excel, zo kunt u hier bijvoorbeeld twee kolommen met elkaar laten vermenigvuldigen, C2*C3. U dient dan ook aan te geven wat de output moet zijn, hierbij kan gekozen worden uit valuta of percentage. Daarnaast heeft u de optie ‘geen’, hierbij blijft gewoon een getal de output. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aantal uren maal het aantal mensen.  Let op: een uitkomst van een berekening kan niet mee worden genomen in een volgende berekening. Hierbij dient u de oorspronkelijke formule weer apart in te voeren. In het voorbeeld wordt kan C4 niet worden mee genomen en wordt dit C2*C3.

Bereken Best Buy: Met dit vinkje geeft de inkoper aan dat de software met in de die kolom gegeven prijzen de aanbieders moet gaan vergelijken. Wanneer u kiest voor een gunningsformule, waarbij de Economisch Meest Voordelige Inschrijving wordt berekend, zal de software de hier ingegeven prijzen vergelijken met het kwaliteitsaspect uit de ‘Vragenlijsten’. Belangrijk: Dit vinkje dient altijd ingegeven te zijn door inkoper en kunt u in maximaal 1 kolom aanvinken.

In te vullen door aanbieder: hier kunt u aanvinken of de betreffende kolom door de aanbieder ingevuld mag worden, denk hierbij aan de kolom prijs.

Zichtbaar voor aanbieder: u kunt er voor kiezen om een kolom wel of niet zichtbaar te maken voor een aanbieder.

Verplicht: hierbij kunt u een aanbieder verplichten een kolom in te vullen.

Laat totaal zien []: hier kunt u aanvinken of de regels in de prijslijst opgeteld moeten worden tot één totaal. Dit geldt voor het totaal van alle ingevoerde waardes binnen de gekozen kolom.

Tip!: Wanneer u kiest voor de optie om gedetailleerde prijsonderbouwing op wilt vragen in Negometrix, kunt deze optie aanvinken zodat de totaalsom direct berekend wordt. Als u deze optie gebruikt in combinatie met ‘Bereken Best Buy’, zal de totaalsom meegenomen worden in het vergelijk tussen de aanbieders.

Aan te passen door inkoper na offertefase: Als u deze optie gebruikt, is het mogelijk om alle velden onder die kolom nog te kunnen wijzigen na de offertefase. Deze optie kan niet gebruikt worden in combinatie met de optie ‘In te vullen door aanbieder’ of ‘best buy’. Let op! deze kolom is niet zichtbaar voor aanbieders!

Wanneer u de kolommen naar wens heeft ingesteld dient u dit te bevestigen met ‘Opslaan’.



Instellingen wijzigen

Naast de beschreven mogelijkheden zijn er onder het tabblad instellingen wijzigen nog een aantal andere mogelijkheden.

1.Kostencorrectie per aanbieding: Met deze optie kunt u achteraf een kostencorrectie toepassen op de ingediende prijzen. U kunt van deze optie gebruik maken wanneer er bijvoorbeeld per aanbieder verschillende switchingkosten zijn, en u deze apart bovenop de vergelijkingsprijs wilt doorberekenen. Het is gedurende elke fase waarin de tender zich bevindt mogelijk om een Kostencorrectieregel toe te voegen aan de prijslijst. Deze regel is in te vullen onder 'Evalueren' > 'Evalueer prijslijst' > de betreffende offerte > 'Quick Edit'.

2. Periode van beantwoorden door aanbieders: Hier kunt u aangeven in welke fase de prijslijst beantwoord dient te worden door aanbieders

3. Gekoppelde vragenlijsten: Hier kan aangevinkt worden aan welke vragenlijst de prijslijst gekoppeld dient te worden. Dit kan gedurende elke fase aangepast worden.


Toelichting en prijsbijlages wijzigen

1. Toelichting en prijsbijlages wijzigen: Met deze optie is het mogelijk om een toelichting toe te voegen aan de prijslijst, welke zichtbaar is voor aanbieders. Daarnaast is het in de pop-up mogelijk om aan te geven of het voor

aanbieders toegestaan is om een bijlage te uploaden. Vervolgens kunt aangeven dat dit verplicht is.

Tip!: Maak het uploaden van een document verplicht wanneer u voor de optie kiest waarbij alleen de totaalprijs in Negometrix wordt ingevoerd en u een onderbouwing wilt ontvangen in de vorm van een document.

2. Uploaden van bestanden door inkoper: U kunt zelf als inkoper ook bestanden uploaden in de pop-up 'Toelichting en prijsbijlages wijzigen'. Dit kan als bijlage van de prijslijst, bijvoorbeeld een format van het Excel document dat u wilt ontvangen. Als u alles naar wens heeft ingevuld en heeft opgeslagen dan kunt terugkeren naar de voorkant van de Prijslijst door links bovenin op de naam van de prijslijst te klikken of te klikken op het tabblad ‘Prijslijsten’.


Rijen Toevoegen

U bent nu in onderstaand scherm terecht gekomen. Hier kunt u ook direct terecht komen wanneer u op de tab ‘Prijslijst’ klikt. Als u een nieuwe prijslijst heeft aangemaakt zullen onderstaande rijen automatisch worden weergegeven. U kunt nu ook kijken of u de kolommen uit Stap 3 naar wens heeft ingesteld. Daarnaast staat linksonder de prijslijst ook weergegeven welke kolommen ingevuld dienen te worden door de aanbieder en eventueel uzelf als inkoper (mits u gebruik maakt van de optie als uitgelegd in Stap 3).

Vervolgens kunt u in deze stap de rijen gaan beheren. Zo kunt u rijen verwijderen door deze aan de rechterkant te selecteren en vervolgens op het prullenbakje te klikken. U kunt ook nog rijen extra toevoegen via de knop ‘Rij toevoegen’. Rechtsboven de prijslijst bevinden zich de knoppen ‘Instellingen wijzigen’ en ‘Quick Edit’. Als u op ‘Instellingen wijzigen’ klikt zal u terugkeren naar achterkant van de prijslijst waar u deze in detail kan instellen (zie Stap 3). Wanneer u op ‘Quick Edit’ klikt kunt de velden in het huidige scherm wijzigen om bijvoorbeeld de namen van de producten in te geven of de aantallen te wijzigen.

Tip!: Wanneer u gebruik maakt van een berekening, kunt u deze testen door fictieve prijs in te vullen via ‘Quick edit’.

 


Gebruikers tips: Soorten prijslijsten

Zoals genoemd kunnen er in Negometrix twee soorten prijslijsten ingesteld worden: Een gedetailleerde uitvraag in Negometrix of de mogelijkheid waarbij de inkoper een totaalprijs opvraagt die onderbouwd dient te worden met een bijgevoegd Excel document. Hieronder is voor beide opties een voorbeeld zijn uitgewerkt, zodat kunt checken of u uw prijslijst goed heeft ingesteld. Als voorbeeld willen we de prijzen weten van 100 fietsen.


Optie 1: Een gedetailleerde prijslijst in Negometrix:

Zoals in de afbeelding hieronder weergegeven zijn er aan de voorkant acht rijen aangemaakt, waarbij de aanbieder een prijs per stuk dient in te geven.

Zoals u in afbeelding hieronder kunt zien wordt de kolom ‘Totaalprijs’ berekend door de kolom ‘Aantal’ en ‘Prijs per stuk’ met elkaar te vermenigvuldigen. Vervolgens is ervoor gekozen om deze totaalprijzen bij elkaar op te tellen tot een totaalsom waarmee de software de Economische Meest Voordelige Inschrijving gaat berekenen in combinatie met de vragenlijst ‘Kwaliteit’.



Optie 2: Een totaalprijs dient ingegeven te worden in Negometrix en onderbouwd te worden door een Excel document.

In deze tweede mogelijkheid dient u in een prijslijst te verwijzen naar het Excel document. In de afbeelding hiernaast is te zien hoe er naar een prijs gevraagd wordt in het Excel document. Om hier gebruik van te maken dient de inkoper aan te geven dat de aanbieder een bijlage dient bij te voegen, dit moet in dit geval verplicht gesteld worden. Hieronder ziet u in een overzicht hoe de prijslijst dient te worden ingesteld via Instellingen wijzigen.

 



Testoffertes maken

Voor het testen van uw prijslijsten en vragenlijsten kunt u gebruikmaken van testoffertes. In deze testofferte volgt u exact dezelfde stappen welke aanbieders ook volgen. Zo kunt u gemakkelijk zien of uw prijs- en vragenlijsten kloppen wanneer deze door derden ingevuld moet worden.

1. U gaat naar het tabblad aanmeldingen/Inschrijvingen

2. Vervolgens klikt u op de knop ‘Test offerte toevoegen’, op dat moment ziet u wat een aanbieder te zien krijgt wanneer deze met uw tender aan de slag gaat.