Vragen en opmerkingen voor de Nota van Inlichtingen dienen te worden aangeleverd middels de ‘Vraag & Antwoord’ module. Deze module is op twee manieren te benaderen.
Tabblad 1 ‘Informatie’
De eerste mogelijkheid tot het stellen van vragen treft u in tabblad 1 Informatie, door te klikken op ‘Vraag & Antwoord’.
Tabblad 2 ‘Invullen en indienen’
Indien u het werk bent in het tweede tabblad Invullen en indienen, heeft u per vraag de mogelijkheid om te klikken op ‘Stel een vraag’.
Het stellen van een vraag
Op het moment dat u de module ‘Vraag & Antwoord‘ heeft geopend, verschijnt er een pop-up waar u uw vraag of opmerking kunt formuleren. U heeft daarnaast inzicht in conceptvragen, gepubliceerde vragen en reeds beantwoorde vragen door de inkopende partij.
U kunt de vraag koppelen aan een specifieke vraag uit de vragenlijst bij ‘Koppel aan vraag uit vragenlijst’, Planning of Prijslijst. Hiermee is de herkomst van de vraag gemakkelijk te traceren.
Indien u de optie ‘Deze vraag individueel stellen’ aan vinkt, verzoek u de inkoper om uw vraag individueel te beantwoorden. U kunt hiervoor kiezen indien openbaarmaking van de informatie schade kan toebrengen aan economische belangen van uw onderneming. Deze optie is enkel zichtbaar indien de inkoper deze mogelijkheid voor u heeft aangezet.
Door de optie ‘Achtergrondinformatie aan vraag toevoegen’ aan te vinden verschijnt er een extra tekstveld waar u aanvullende achtergrondinformatie kunt vermelden. Deze achtergrondinformatie kan ervoor dienen dat uw vraag(stelling) beter door de inkoper wordt begrepen en uw vraag daardoor beter wordt beantwoord. Na publicatie van uw vraag en het antwoord zal dit veld niet zichtbaar zijn voor andere aanbieders in de tender. Formuleer vervolgens uw vraag of opmerking, voeg eventueel een bijlage toe en klik op ‘Preview & verzenden’.
Status van uw vraag
Vraag in concept: u heeft de vraag aangemaakt maar enkel opgeslagen als concept. De vraag is niet verzonden.
Individuele vraag in concept: u heeft een individuele vraag aangemaakt maar enkel opgeslagen als concept. De vraag is niet verzonden.
In behandeling: de vraag is verzonden naar de inkoper en in behandeling.
Meerdere vragen tegelijk invoeren
Het is ook mogelijk om meerdere vragen tegelijk vanuit een Excel te importeren in de vraag en antwoord module onder het tabje Mijn vragen. Links, onderaan de pop-up, staan deze twee knoppen:
Nadat het bestand gedownload is kan deze ingevuld worden. Standaard velden kunnen ingevuld worden door middel van een het drop-down menu rechts van een veld. De ingevulde versie wordt vervolgens weer geïmporteerd in het systeem. Vragen worden als concept geïmporteerd en dienen vervolgens nog verstuurd te worden naar de inkopende organisatie.
Nota van Inlichtingen
De Nota van Inlichtingen wordt verstrekt middels het publiceren en beantwoorden van de gestelde vragen. Bij ‘Mijn vragen’ kunt u de antwoorden zien op de vragen die enkel door uw, of een collega uit uw organisatie, gesteld zijn (inclusief de eventuele ‘individuele antwoorden’).
Bij ‘Gepubliceerde vragen en antwoorden’ ziet u de gehele Nota van Inlichtingen zoals deze voor alle aanbieders zichtbaar is. Door te klikken op ‘Alles uitklappen’ of onderin de pagina gebruik te maken van een export-optie krijgt u een algeheel overzicht van alle vragen en antwoorden.