Om de gunningsfase in Negometrix3 te doorlopen kunt u gebruik maken van onderstaand stappenplan. Nadat alle vragen- en prijslijsten zijn ingevuld, kunnen alle evaluatoren de binnengekomen offertes beoordelen. Wanneer alle offertes geëvalueerd zijn komt u in de gunningsfase terecht. Hierin wordt aan alle partijen

gecommuniceerd of de opdracht wel of niet aan de aanbieder is gegund. 


Stap 1: Inloggen
Log in met de inloggegevens die u heeft ontvangen.

Stap 2: Kies de juiste tender
Zodra u bent ingelogd, kunt u in het rechtermenu van het scherm op de optie “Tenders” klikken. Er wordt vervolgens een overzicht getoond van de tenders waaraan u bent gekoppeld. In onderstaand overzicht ziet u hiervan een voorbeeld. Klik op de naam van de betreffende tender. 


Stap 3: Het tabblad Gunningscommunicatie

Aan het einde van de Evaluatiefase moet u als inkopende partij een keuze hebben gemaakt aan welke partij de opdracht wordt gegund. Onder het tabblad “Vergelijk & Selecteer” kunt u een partij doorlaten naar de gunningsfase. Deze aanbieder wordt door het systeem gezien als gegunde partij. Vervolgens worden de tabbladen 'Gunningscommunicatie' en 'Dossier' zichtbaar. Indien dit niet gebeurt, verschijnt het tabblad 'Gunningscommunicatie', alsmede de tabbladen 'Dossier' en 'Contract', op het moment dat de Gunningsfase begint in de planning.



Als u op het tabblad “Gunningscommunicatie” klikt, verschijnt een nieuw scherm. De gele balk informeert u over de zichtbaarheid van het resultatenscherm. Deze staat standaard nu nog op onzichtbaar, omdat u eerst dit resultatenscherm gaat instellen. Indien u deze nu al zichtbaar maakt, zouden de aanbieders het resultatenscherm kunnen zien in de tender (mits de tender in de offerte verificatiefase of gunningsfase staat). Doet dit nu dus nog niet.

U ziet twee knoppen: “Resultatenscherm” en “Preview & Communicatie”. In het resultatenscherm kunt u bepalen welke informatie uit de tender zichtbaar wordt voor de aanbieders in Negometrix3, na communicatie van de gunning. Het systeem stelt al een standaard voor u in die u zelf kunt aanpassen door op de knop “Wijzigen” te klikken. Nadat u alles op de juiste manier heeft ingesteld, drukt u op de knop “Opslaan” om de wijzigingen definitief te maken.


Stap 4: Preview & Communicatie

Naast de tab “Resultatenscherm” die u zojuist heeft gebruikt, staat de tab “Preview & Communicatie’’. Als u deze aanklikt opent een lijst waarin u de deelnemers ziet staan naar wie u de gunning kan communiceren. Via de knop “Preview als aanbieder” krijgt u inzicht in wat de aanbieder aan informatie kan zien als u het resultatenscherm zou delen. Bent u tevreden met het scherm zoals u dat heeft ingesteld bij “Resultatenscherm”? Dan bent u klaar om de berichten te versturen. Klik daarvoor eerst bovenaan in de gele balk op ‘Zichtbaar maken’. De link in het bericht dat u zo gaat sturen, is daarmee actief.

 

Stap 5: Gunningsbrieven versturen via Preview & Communicatie

U kunt aan de rechterkant in het scherm op “Selecteer alles” klikken, om zo alle aanbieders in één keer te selecteren. Druk vervolgens rechts onderaan in het scherm op “Voornemen tot gunning”. In eerste instantie communiceert u de voorlopige gunning. Hierna kunnen de aanbieders waaraan de opdracht niet gegund is nog bezwaar maken tegen de voorlopige gunning gedurende de gestelde bezwaartermijn.


Als u op de knop “Voornemen tot gunning” heeft gedrukt, verschijnt er een Preview op uw scherm van de berichten die naar alle aanbieders worden gestuurd. In het bericht komt een standaard tekst te staan met hierin opgenomen of de opdracht wel of niet aan de desbetreffende aanbieder is gegund. Onderin het scherm ziet u dat er twee berichten zijn. Dit omdat er aan deze tender totaal twee aanbieders een inschrijving hebben ingediend. Via de knop “Volgende” kunt u het volgende bericht zien voor de andere leverancier.


Middels de knop “Verstuur” wordt het bericht direct verzonden naar de twee aanbieders. Dit bericht wordt via Negometrix3 verstuurd, waarnaar de aanbieders hiervan een notificatie ontvangen.


De notificatie ontvangen zij direct in hun persoonlijke e-mailbox. Dit bericht verwijst naar het nieuwe bericht dat voor hun klaar staat in Negometrix3 onder het kopje “Berichten” in het hoofdmenu.


Stap 6: Het tabblad Dossier

Onder het tabblad “Dossier” vindt u alle verzamelde informatie uit de tender, zoals de ingevulde prijslijsten, de planning, de evaluatie etc. Rechts onderaan de pagina vindt u de knop “Opmerkingen toevoegen”. Hier kunt u zelf nog een algemene opmerking toevoegen ter aanvulling voor uzelf bij het archiveren van de tender.  Daarnaast is het mogelijk om van de tender een “zip export” te draaien. Op deze manier kunt u de gehele tender met alle informatie opslaan op uw eigen harde schijf of in het archiefsysteem van uw organisatie. U kunt zelf aangeven welke van de opgesomde onderdelen van de tender u hierin wilt opnemen.


Als alle informatie in het dossier volledig is, kunt u hier een uitdraai van maken. 

Links onderaan de pagina vindt u de knop “Exporteer dossier”. Middels deze knop maakt u een uitdraai van het dossier in een PDF bestand.