Wie erstelle ich eine Nachrichtenvorlage für meine Firma?
Negometrix stellt für jede Aktion eine Standard-Vorlage zur Verfügung, die für jede Firma standardmäßig eingerichtet ist, bis eine Firma selbst eine Vorlage für die entsprechende Aktion erstellt. Wenn Sie eine Standard-Vorlage anpassen wollen, dann können Sie dies unter Berücksichtigung der unten stehenden Anleitung.
Im Nachrichtenmodul auf Negometrix können Administratoren einer Firma Nachrichtenvorlagen erstellen, die innerhalb der Firma von jedem benutzt werden kann. Diese Nachrichtenvorlagen müssen mit einer Aktion verbunden werden, damit Benutzer die Vorlagen bei der entsprechenden Aktion auswählen können.
Im Vorlagen-Ordner im Nachrichtenmodul kann jeder Benutzer sehen, welche Vorlagen der Hauptadministrator für die Firma erstellt hat. Kollegenadministratoren sehen hier sowohl die durch sie selbst erstellten Vorlagen als auch die durch den Hauptadministratoren erstellten Vorlagen. Sowohl der Hauptadministrator als auch Kollegenadministratoren können nur durch sie selbst erstellte Vorlagen bearbeiten.
Wenn nur eine Vorlage erstellt ist für eine bestimmte Aktion in Negometrix, dann wird diese Vorlage automatisch gewählt für alle Benutzer beim ausführen dieser Aktion. Wenn mehrere Vorlagen für eine bestimmte Aktion angelegt wurden, dann wird der Benutzer gefragt, eine dieser Vorlagen zu wählen beim Ausführen dieser Aktion.
HINWEIS
Wenn ein Hauptadministrator innerhalb der Firma geändert wird, dann sind nur bereits erstellte Vorlagen noch sichtbar und anwendbar innerhalb der Firma. Der neue Hauptadministrator kann diese desweiteren nicht anpassen. Hierbei gilt erneut, dass der (neue) Hauptadministrator nur die durch ihn/sie selbst erstellten Vorlagen bearbeiten kann.
Nachrichtenvorlage erstellen
- Stellen Sie sicher, dass Sie (Haupt-)Administrator der Firma sind.
- Gehen Sie zu Meine Nachrichten im Menü rechts und klicken Sie auf den Vorlagen-Ordner auf der linken Seite.
- Öffnen Sie eine Neue Nachricht (oben links).
- Legen Sie die gewünschte Nachrichtenvorlage fest, indem Sie einen Betreff und den tatsächlichen Nachrichteninhalt eingeben.
- Für das Erstellen einer Vorlage muss keine Ausschreibung/kein Vertrag ausgewählt werden und das Empfänger-Feld kann leer bleiben.
- Speichern Sie die Vorlage, indem Sie am unteren Bildschirmrand auf der linken Seite auf Vorlage speichern klicken.
- Im Pop-Up können Sie den Titel der Vorlage noch anpassen und im Drop-Down die Aktion wählen, mit der die Vorlage verbunden werden soll.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Vorlage kann nun von allen Benutzern in Ihrer Firma verwendet werden bei der ausgewählten Aktion der Vorlage.
Achtung!
Wenn Sie sich entscheiden, eine Nachrichtenvorlage für eine Aktion festzulegen, dann entfällt die Standard-Vorlage von Negometrix komplett.
Vorlagetypen
| Vorlage: | Wann anzuwenden: |
| Sonstige Vorlage | Diese Vorlage wird an keine Aktion gebunden und wird daher nur aus dem Vorlagen-Ordner heraus verwendet. |
| Nachricht vorübergehende Vergabe | Wenn Sie einen Auftrag vorläufig vergeben, kann dafür in der Vergabekommunikation eine Nachricht an die Auftragsgewinner und -verlierer geschickt werden. Tip: Benutzen Sie die Platzhalter in der Voralge, sodass dieselbe Vorlage für sowohl Gewinner als auch Verlierer verwendet werden kann. Sie können auch verschiedene Nachrichten für eine Ablehnung bzw. Zulassung erstellen. |
| Nachricht endgültige Vergabe | Wenn Sie einen Auftrag definitiv vergeben, kann dafür in der Vergabekommunikation eine Nachricht an die Auftragsgewinner und -verlierer geschickt werden. Tip: Benutzen Sie die Platzhalter in der Voralge, sodass dieselbe Vorlage für sowohl Gewinner als auch Verlierer verwendet werden kann. Sie können auch verschiedene Nachrichten für eine Ablehnung bzw. Zulassung erstellen. |
| Zulassungsnachricht | In einer Ausschreibung mit der Ausschreibungsart Laufende Auswahlphase können Sie einen Anbieter wissen lassen, ob dieser zugelassen wurde, indem Sie die Nachrichtenvorlage benutzen. |
| Ablehnungsnachricht | In einer Ausschreibung mit der Ausschreibungsart Laufende Auswahlphase können Sie einen Anbieter wissen lassen, ob dieser abgewiesen wurde, indem Sie die Nachrichtenvorlage benutzen. |
| Einladung Vorlage | Zum Einladen von Anbietern zu einer Ausschreibung. Sie können hier z.B. verschiedene Vorlagen erstellen für die verschiedenen Ausschreibungsarten innerhalb Ihrer Firma. |
| Ausschreibung-Erinnerungsnachricht | Für die Nachricht, die als Erinnerung zur Planung in einer Ausschreibung verschickt wird. |
| Vertrag-Erinnerung | Für Erinnerungen, die innerhalb eines Vertrags erstellt wurden. Beispielsweise eine Erinnerung für ein Enddatum eines Vertrags. |
| Vertrag-Nachricht | Aus einer Vertragsübersicht heraus können Sie einen oder mehrere Verträge wählen und hierzu eine Nachricht an alle betreffenden Anbieter, Vertragsmanager oder beide verschicken. |
| Statusänderung Einkauf-Antrag | Wenn der Status eines Einkauf-Antrags verändert wird, können Sie an den Antragsteller eine Nachricht schicken. |
| Nachricht bezüglich Herstellung Ausschreibung aus Einkauf-Antrag | Wenn Sie eine Ausschreibung aus einem Einkauf-Antrag heraus erstellen, können Sie eine Nachricht an den Antragsteller dazu schicken. |
| Hinweis für die Zulassung in laufenden Verfahren | In einer Ausschreibung mit der Ausschreibungsart Qualifikationssystem können Sie einen Anbieter wissen lassen, dass dieser zugelassen ist mithilfe der Nachrichtenvorlage. |
| Hinweis für die Ablehnung in laufenden Verfahren | In einer Ausschreibung mit der Ausschreibungsart Qualifikationssystem können Sie einen Anbieter wissen lassen, dass dieser abgewiesen ist mithilfe der Nachrichtenvorlage. |