"Meine Dokumente" dient grundsätzlich als Bibliothek.

Es ist wichtig, die folgenden Sichtbarkeitsregeln zu beachten:


Phasenordner 

Die Ordner Vorauswahlphase, Angebotsphase, Verifizierungsphase und BAFO-Phase sind nur für die Anbieter sichtbar, die unter "Vergleichen & Auswählen" zu der jeweiligen Phase zugelassen wurden. Wenn der Einkäufer Sub-Ordner erstellt in diesem Ordner und dort Dokumente hochlädt, dann gilt für diese das gleiche. Darum ist es ratsam, spezifische Phasendokumente hier hochzuladen.


Pro Phase wird ein Beantwortungsordner angelegt für den Anbieter, der mit dem Ausfüllen begonnen hat (nur in der ersten Phase) oder durchgelassen wurde zur jeweiligen Phase (alle folgenden Phasen). Der Einkäufer kann diese Ordner erst sehen, wenn eingereicht wurde und (in den meisten Fällen) wenn die jeweilige Phase vorbei ist. Der Einkäufer kann in diesem Ordner keine Sub-Ordner anlegen.


Neben den o.g. Regeln, ist auch wichtig, wer ein Dokument hochlädt. Wenn z.B. ein Kollege ein Dokument hochlädt und dieser Kollege wird dann (aus welchen Gründen auch immer) aus der Ausschreibung als Teilnehmer entfernt, dann sind alle seine hochgeladenen Dokumente 'nicht Sichtbar für Anbieter'. Darum ist es ratsam einen Kollegen einfach so aus einer Ausschreibung zu entfernen, sondern stattdessen seine Rechte anzupassen oder einen Account auf inaktiv zu setzen.


Die maximale Dateigröße für ein Dokument ist 2 GB.



Sichtbarkeit anpassen.

Es ist möglich, die Sichtbarkeit pro Dokument anzupassen. Dabei geht es om die folgenden Optionen für zwei Zielgruppen: 

  • Konforme Ordnereinstellungen.
  • Einstellung folgt den Regeln wie hier oben beschrieben.
  • Nicht sichtbar/Sichtbar für den Einkäufer.
  • Das Dokument ist entweder sichtbar oder nicht sichtbar für alle einkaufenden Teilnehmer in der Ausschreibung.
  • Nicht sichtbar/Sichtbar für den Anbieter.
  • Das Dokument ist entweder sichtbar oder nicht sichtbar für alle Teilnehmenden Anbieter in der entsprechenden Phase der Ausschreibung.

 

Die Rechte können mit den folgenden Schritten bearbeitet werden:

  • Setzen Sie ein Häkchen bei dem entsprechenden Dokument.
  • Klicken Sie auf "Sichtbarkeitsrechte" im Aktionsbalken.
  • Passen Sie die Zielgruppen an.
  • Klicken Sie rechts unten auf Speichern.

Dateien mit angepassten Sichtbarkeitsrechten (jene, die nicht der Ordnereinstellung entsprechen) erhalten einen grünen Schlüssel (spezifisch festgelegte Sichtbarkeit für eine Zielgruppe) oder einen roten Schlüssel (spezifisch nicht sichtbar für eine Zielgruppe).

 

P.S. Da Einkäufer relativ selten bei Meine Dokumente nachschauen, ist bei manchen Punkten in der Ausschreibung (Ausschreibungsoptionen, Dossier, etc.) schon spezifisch eingestellt, wo ein Dokument hochgeladen wird und wie die Sichtbarkeitrechte eingestellt sind. In 'Meine Dokumente' können die Sichtbarkeitsrechte betrachtet werden, ob ein Dokument für eine Zielgruppe sichtbar ist, aber das Icon (Schlüssel) ist hier nicht angepasst. Es ist daher immer ratsam, als Einkäufer über die Ausschreibung und nicht via 'Meine Dokumente' hochzuladen.


Achtung: Wenn ein Anbieter zu einem Dokument Zugang haben muss, dann darf das Dokument nicht an eine interne Beschreibung gebunden sein.