Die Einladung von Anbietern in Negometrix besteht aus 2 Schritten:
- Die Erstellung der Liste mit Anbietern, die Sie zur Ausschreibung einladen wollen.
- Das Verschicken der Einladung.
Vorläufig einladen
Um Anbieter einladen zu können, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:
Navigieren Sie zum Tab 'Teilnehmer' und klicken Sie auf 'Einladungen'.
Sie können Anbieter auf vier verschiedene Arten hinzufügen:
- Wenn 'Meine Kontakte' in Gebrauch ist, dann können Anbieter durch Kontaktgruppen hinzugefügt werden.
- Aus der Negometrix Database
- Durch eine E-Mail Adresse (durch direkte Eingabe oder einen Excel-Import)
- Über 'Qualifikationen', wenn die Ausschreibung als Subausschreibung mit einer laufenden Ausschreibung verbunden ist.
Einladungen verschicken:
Nach diesem Schritt sind Anbieter 'vorläufig ausgewählt'. Sie haben noch keine Einladungen empfangen. Um die Einladungen zu verschicken, wählen Sie die Anbieter mithilfe der Kontrollkästchen und klicken auf 'Vorschau & Abschicken'.
Die Einladung wird anschließend basierend auf dem Standardtext der Einladungsvorlage in Negometrix oder der ausgewählten Nachrichtenvorlage Ihrer Firma erstellt. Die Nachricht kann vor dem Abschicken noch angepasst werden. Sobald eine Einladung verschickt wurde ist diese 20 Tage gültig. Die Gültigkeit der Einladung wird sowohl in Ihrer Übersicht der Einladungen als auch der Einladungsmail an den Anbieter wiedergegeben.
Akzeptieren der Einladung
In der Einladung befindet sich ein Link zum Akzeptieren oder Ablehnen der Einladung.
HINWEIS
Einladungen können verschickt werden, wenn sich die Ausschreibung noch in der Vorbereitung befindet. Der Anbieter kann die Einladung dann akzeptieren aber die Ausschreibung noch nicht einsehen. Diese erscheint schwarz gedruckt in der Ausschreibungsübersicht des Anbieters.
Eine Einladung ist mit einem Firmenaccount oder einer E-Mail Adresse verbunden. In allen Fällen ist der Link nur einmal anwendbar.
Einladung verbunden mit einem Firmenprofil aus der Negometrix Database
Sie können selbst die Person innerhalb der Firme des Anbieter wählen, an die Sie die Einladung verschicken wollen.
HINWEIS
Sie können nur öffentliche Profile sehen. Die Einladung wird nur an die Person verschickt, die der Einkäufer auswählt. Die Hauptkontaktperson des Anbieters erhält daher keine Einladung sobald hier jemand anderes ausgewählt wird.
- Der Empfänger der Einladung kann diese akzeptieren oder weiterleiten an einen Kollegen, der ein Negometrix-Profil besitzt in derselben Firma.
- Profile, die nicht in derselben Firma sind können die Einladung nie verwenden.
- Derjenige, der die Einladung akzeptiert, wird Hauptkontaktperson in der Ausschreibung. Er oder sie ist für den Einkäufer der Ansprechpartner und wird das Angebot einreichen.
Einladung verbunden mit einer E-Mail Adresse
- Diese Einladung kann durch ein willkürliches Profil akzeptiert werden.
- Negometrix kann in diesem Fall sehen, an wen die Nachricht ursprünglich verschickt wurde und wer die Einladung akzeptiert hat.
- Wenn zwei Personen innerhalb derselben Firma via E-Mail Adresse eingeladen wurden, dann ist der Link nur für die Person gültig, die als erstes aktiviert.
Nachdem ein Anbieter den Link in der Nachricht angeklickt hat, dann sieht er den folgenden Bildschirm:
Über den Knopf 'Kontaktieren' gelangt der Anbieter zum Nachrichtenmodul.
Anbieter für Lose einladen
Bei einer Ausschreibung mit Losen muss die Einladung für alle Lose verschickt und akzeptiert werden. Die Lose, zu denen Sie die Anbieter einladen wollen, müssen ausgewählt werden, bevor Sie die Einladung abschicken.
Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, den Sie unter 'Einladungen' einladen wollen, dann erscheint ein Pop-Up. In diesem Pop-Up können Sie anwählen, zu welchen Losen Sie den Anbieter einladen wollen.
HINWEIS
Nachdem Sie alle Anbieter ausgewählt haben, können Sie in der Hauptausschreibung die Anbieter anwählen und auf Vorschau & Abschicken klicken.
Die Einladungen werden dann vom System erstellt aber noch nicht an die Anbieter verschickt.
Nachdem die Einladung in der Hauptausschreibung verschickt wurde, sind die Anbieter auch automatisch für die Lose eingeladen. Sie können dies kontrollieren (sowohl Hauptausschreibung als Lose) unter dem Tab 'Einladungen' > 'Status Einladung'.
Wenn die Einladung der Hauptausschreibung verschickt ist aber noch kein Los erstellt wurde, dann können Sie auch diese Einladung noch verschicken. In der Hauptausschreibung ist sichtbar, wenn Einladungen aus einem Los nicht verschickt wurden.
Einladung zu spät akzeptiert
Der Link zum Akzeptieren einer Einladung ist 20 Tage gültig. Es kann vorkommen, dass ein Anbieter mit Ihnen Kontakt aufnimmt nachdem die Einladung, die Sie verschickt haben nicht mehr gültig ist. Es ist dann möglich, eine neue Einladung zu verschicken.
Dies ist möglich unter dem Tab 'Teilnehmer' > 'Einladungen'. Dort können Sie den Anbieter, der eine neue Einladung erhalten will auswählen. Mithilfe von 'Vorschau & Abschicken' können Sie erneut einen Aktivierungslink an den entsprechenden Anbieter verschicken.
Übersicht aller Einladungen
Es ist auch möglich, einen Export aller Einladungen, die in einer Ausschreibung verschickt wurden, zu erstellen. Unter dem Tab 'Teilnehmer' > 'Einladungen'.
Einladung stornieren
Wenn eine Einladung von einem Anbieter noch nicht akzeptiert wurde, dann können Sie als Einkäufer diese noch stornieren.