Jeder Einkäufer, der mit Negometrix arbeitet, nutzt die Fragebögen und muss einzelne Fragedetails einstellen. Negometrix stellt diverse Fragetypen zur Verfügung, wobei bei Anwendung dieser Typen, der Einkäufer genau festlegen kann, in welcher Form der Bieter die Antwort auf die Frage geben kann.
Neben der Wahl des Fragetypen gibt es noch zusätzliche Einstellungen.
Fragetypen
Der Fragetyp legt fest, welche Antwort der Bieter auf die durch Sie formulierte Frage geben kann. Sowohl für Einkäufer als auch Anbieter ist es wichtig, dass die Typen korrekt eingestellt wurden. Fehlerhafte Fragestellungen können Verzögerungen im Verlauf der Ausschreibung hervorrufen und haben einen nachteiligen Effekt für Anbieter.
Ja/Nein
Bij een ja/nee vraagtype geeft u de leverancier enkel de mogelijkheid uw vraag met ja of nee te beantwoorden. Dit vraagtype is geschikt voor het formuleren van eisen. Het systeem evalueert het antwoord van de leverancier automatisch.
Bei einer Ja/Nein Frage geben Sie dem Anbieter lediglich die Möglichkeit, Ihre Frage mit Ja oder Nein zu beantworten. Dieser Fragetyp eignet sich beim Formulieren von Anforderungen/Pflichtbestandteilen. Das System bewertet die Antwort des Anbieters automatisch.
Wert
Hier geben Sie dem Anbieter die Option, einen bestimmten Wert einzutragen. Sie geben beim Einrichten diesen Fragetyps an, was die minimale und maximale Grenze diesen Wertes sein kann. Hat die betreffende Frage ein Gewicht, dann funktioniert es wie folgt:
Min: Geben Sie hier den Wert an, bei welchem ein Anbieter keine (0) Punkte kriegt
Max: Geben Sie hier den Wert an, bei welchem ein Anbieter die maximale Punktzahl erreichen kann (entsprechend des Gewichts der Frage)
Alle Werte dazwischen geben die entsprechende Anzahl an Punkten. Werte unter dem Min. geben weiterhin 0 Punkte, genauso wie die Werte über dem Max. immer die vorgegebene Maximalpunktzahl geben.
Diese Frage eignet sich bei Mengen (Ziffern, Mengen, Stunden, Zeiten etc.). Das System bewertet die Antwort des Anbieters automatisch.
Wenn diese Frage als KO markiert wird, dann wird der Anbieter bei der Angabe eines Wertes der gleich ist oder niedriger als des minimal angegebenen Wertes vom System ein KO zugeteilt bekommen.
Multiple Choice
Wenn Sie diesen Fragetyp wählen, müssen Sie als Einkäufer verschiedene Antwortmöglichkeiten für den Anbieter definieren und zur Auswahl bereitstellen. Der Anbieter kann beim beantworten der Frage aus den vorab festgelegten Antwortoptionen wählen. Optional können Sie auch erlauben, dass ein Anbieter mehrere Antworten auswählt. Desweiteren ist es ggf. möglich, dass Sie den Anbieter selbst eine Alternativantwort hinzufügen lassen.
Das System bewertet die gewählte Antwort(en) des Bieters automatisch (es sei denn, es wurde vorab festgelegt, dass der Anbieter eine Alternativantwort geben darf, diese muss dann noch bewertet werden).
Offene Frage
Wenn Sie sich für die Offene Frage entscheiden, dann stellen Sie dem Anbieter ein Textfeld zur Verfügung. In diesem Textfeld kann der Anbieter die Antwort auf die Frage formulieren. Die Anzahl erlaubter Zeichen können Sie als Einkäufer vorab festlegen: zwischen 0 und 10.000 Zeichen (inkl. Leerzeichen). Dabei entsprechen 4.000 Zeichen in etwa einer DIN A4 Seite.
Die Antwort, die der Anbieter bei der Offenen Frage gibt, kann nicht von der Plattform inhaltlich gelesen und kontrolliert werden. Darum müssen Sie als Einkäufer die Antwort bewerten. Die Punktzahl, die durch die Bewertung vergeben wird, wird später vom System erfasst und berechnet eine erzielte Punktzahl (Qualität) pro Anbieter. Die Bewertungsmethoden werden sichtbar, nachdem Sie den Fragetyp Offene Frage angeklickt haben.
Achtung: passen Sie auf, dass Sie den Fragetyp (für Anbieter) nicht mit der Bewertungsmethode (für Einkäufer) verwechseln!
Dokumentbeurteilung
Mit der Dokumentbeurteilung geben Sie dem Anbieter nur die Option, eine Beilage als Antwort auf die Frage hochzuladen. Das Dokument, das der Anbieter als Antwort hochlädt, kann nicht von der Plattform inhaltlich gelesen und kontrolliert werden. Darum müssen Sie als Einkäufer die Antwort bewerten. Die Punktzahl, die durch die Bewertung vergeben wird, wird später vom System erfasst und berechnet eine erzielte Punktzahl (Qualität) pro Anbieter. Die Bewertungsmethoden werden sichtbar, nachdem Sie den Fragetyp Dokumentbeurteilung angeklickt haben.
Achtung: passen Sie auf, dass Sie den Fragetyp (für Anbieter) nicht mit der Bewertungsmethode (für Einkäufer) verwechseln!
Tabellenfrage
Bei diesem Fragetyp müssen Sie als Einkäufer eine Tabelle erstellen mit Zeilen und Spalten. Die Felder, die hier entstehen werden dann vom Anbieter ausgefüllt.
Die Antworten, die die Anbieter in die Felder eintragen, können nicht von der Plattform inhaltlich gelesen und kontrolliert werden. Darum müssen Sie als Einkäufer die Antwort bewerten. Die Punktzahl, die durch die Bewertung vergeben wird, wird später vom System erfasst und berechnet eine erzielte Punktzahl (Qualität) pro Anbieter. Die Bewertungsmethoden werden sichtbar, nachdem Sie den Fragetyp Tabelle angeklickt haben.
Bewertung ohne eine Antwort auf die Frage
Wenn Sie diesen Fragetyp wählen, können Sie eine Frage erstellen, die Sie selbst während der Bewertungsphase beantworten. Der Anbieter hat daher keine Möglichkeit, eine Antwort auf diese Frage zu geben. Sie können selbst wählen, ob Sie Fragestellung und Antwortoptionen für den Anbieter sichtbar machen oder nicht.
Während der Bewertungsphase gibt das System Ihnen eine Meldung, dass diese Frage noch beantwortet werden muss. Dieser Fragetyp findet z.B. Anwendung, wenn nach Einreichung eines Angebots die Rede von einem Besuch, Anwendungstest oder einer (Sales-)Präsentation ist.
Zusatzeinstellungen
Folgende Einstellungen können optional pro Frage gewählt werden. Die Sichtbarkeit der einzelnen Einstellungen ist abhängig von gewählten Optionen auf 'höherem' Niveau, wie die Option "Gewicht" und "Verifizierung notwendig".
Gewicht:
Wenn auf Fragebogenniveau angegeben wurde, dass der Fragebogen gewichtet ist, sehen Sie rechts neben dem Textfeld, in dem Sie die Frage formulieren ein Kästchen zur Eingabe des Gewichts. Wenn dieses sichtbar ist, dann muss bei jeder Frage im Fragebogen ein Gewicht eingegeben werden. Der Wert, den Sie eingeben beginnt bei 0 (die Frage hat kein Gewicht oder betrifft eine Anforderung) bis zu einer beliebigen X-Zahl. Die Zahl, die Sie eingeben wird automatisch übersetzt in einen Prozentanteil, der relativ ist zu den Gewichten bei anderen Fragen und Fragegruppen.
KO
KO steht für Knock-Out. Wenn Sie diese Option wählen, geben Sie an, dass diese Frage eine verpflichtende Anforderung betrifft. Sobald ein Anbieter die Frage mit der niedrigsten Antwortmöglichkeit beantwortet, dann wird diese mit einem KO versehen und gibt dem Anbieter (prinzipiell) keine echte Chance mehr, den Auftrag zu gewinnen.
Erlaube Anbieter Dokument(e) anzuhängen
Wenn Sie diese Option aktivieren, dann bieten Sie dem Anbieter die Möglichkeit, eine optionale Beilage bei der Antwort hochzuladen. Wenn Sie den Fragetyp Dokumentbeurteilung wählen, ist die Frage verpflichtend mit dem Upload eines Dokuments zu beantworten. Diese Option kann bei jedem anderen Fragetyp optional zusätzlich aktiviert werden.
Achtung: da es sich um eine optionale Funktion handelt, wird ein beigefügtes Dokument nicht automatisch bei der Bewertung der Antworten wiedergegeben (es sei denn, die Beilage ist optional bei einer Offenen Frage oder Tabellenfrage hochgeladen worden).
Verifizierung notwendig
Wenn Ihre Ausschreibung bestimmte Vorgaben erfüllen muss, dann kann es sein, dass Sie bei einer Frage angeben, dass Verifizierung notwendig ist. Diese Option sehen Sie nur, wenn Sie bei den Ausschreibungsoptionen ein Häkchen gesetzt haben, dass Sie die Verifizierungsphase anwenden wollen. Wenn Sie die Frage speicher, dann gibt Ihnen das System eine Meldung, in der Sie nach der Erstellung der Verifizierungsfrage gefragt werden.
Ergänzende Dokumente
Als Einkäufer haben Sie die Möglichkeit, Dokumente mit den Anbietern zu teilen. Dies können informative Dokument oder auszufüllende Dokumente sein. Sie haben die Option, das Dokument auf Ihrer eigenen Festplatte auszuwählen und hochzuladen oder auszuwählen aus Meine Dokumente, wenn die Datei dort bereits vorhanden ist. Wenn Sie Dokumente verteilt über verschiedene Ordner einer Frage hinzufügen wollen, dann ist dies möglich durch den Upload von ZIP Ordnern.