Einführung  

Das Frage & Antwort (Q&A)-Modul in Negometrix bietet die Möglichkeit, eine integrierte Zusatzinformationsrunde in Ihrer Ausschreibung unterzubringen. Das Modul kann als dynamische Beantwortung von Fragen eingerichtet werden oder es können auch Fragen bis zu einem bestimmten Datum angesammelt und danach auf ein Mal beantwortet beantwortet werden.


Das Frage & Antwort (Q&A)-Modul wird während der Vorbereitung einer Ausschreibung durch den Lead Buyer aktiviert. Durch die Aktivierung des Moduls können Anbieter Fragen und Bemerkungen zur Verdeutlichung der Vorauswahl- oder Angebotsaufforderung mit Fragen in Negometrix verbunden werden. Diese Fragen haben Sie selbst erstellt, um Voraussetzungen, Anforderungen und Wünsche zu definieren. Indem Sie die Frage ggf. direkt mit der Antwort veröffentlichen wird diese sichtbar für alle Anbieter die sich in der entsprechenden Ausschreibungsphase befinden (es sei denn die Frage wurde als 'individuelle' Frage gestellt).

Die Antwort kann durch den Lead Buyer oder durch teilnehmende Kollegen in der Ausschreibung beantwortet werden. Diese Anleitung beschreibt die Arbeitsweise, für Sie als Lead Buyer der Ausschreibung; für eine Anleitung für Kollegen, denen eine Frage zugewiesen wurde verweisen wir Sie gerne auf die Anleitung 'Frage & Antwort (Kollege mit zugewiesener Frage). 

 ‘Anleitung Frage & Antwort (Q&A) (Kollege mit zugewiesenen Fragen) - NL Version’.



Aktivierung des Moduls

Während der Vorbereitung der Ausschreibung müssen Sie erst das Frage & Antwort Modul aktivieren. Dies können Sie unter dem Tab 'Optionen' bei den 'Sonstigen Optionen', indem Sie das Kontrollkästchen 'Frage & Antwort (Q&A)-Modul anwenden' aktivieren. Nach dem Speichern sehen Sie am oberen Bildschirmrand ein Zusatztab mit dem Namen 'Frage & Antwort (Q&A)'. 



Rechte für Frage & Antwort von Kollegen einsehen

Kollegen in Ihrer Ausschreibung sehen die eingegangenen Fragen nicht, es sei denn Sie weisen sie ihnen zur Beantwortung zu. Allerdings können Sie Ihren Kollegen auch das Recht erteilen, alle Fragen & Antworten zu sehen, ungeachtet ob sie der Frage zugeteilt sind zur Beantwortung. Sie können dies durch die Rechte in der Übersicht 'Teilnehmer' in der Ausschreibung einstellen. Klicken hier auf die 'Mitarbeiter'-Übersicht und erlauben Sie die Berechtigung "Alle gestellen Fragen im Frage & Antwort (Q&A)-Modul betrachten".

Alle weiteren beschriebenen Aktivitäten befinden sich unter dem Tab 'Frage & Antwort (Q&A)'.


Wenn ein Kollege das Recht besitzt, Fragen und Antworten zu veröffentlichen, kann dieser Fragen auch an Kollegen zuweisen, Antworten bearbeiten, die bereitstehen oder veröffentlichte Fragen berichtigen.


Regeln einrichten

Während der Vorbereitung der Ausschreibung können Sie Regeln einrichten. Durch die Erstellung dieser Spielregeln können Sie erläutern, auf welche Weise oder unter welchen Bedingungen Anbieter Fragen und Anmerkungen einsenden dürfen. Diese Regeln werden für Anbieter sichtbar, sobald diese mit Ihrer Ausschreibung verbunden sind und diese sich in der Vorauswahl- oder Angebotsphase befindet. 

Mit der Option "Individuelle Fragen erlauben" geben Sie Anbietern die Möglichkeit, eine Frage einzureichen, mit Antrag, dass diese individuell beantwortet wird. Der Grund hierfür kann sein, dass die öffentliche Beantwortung der Frage, der entsprechenden Firma wirtschaftlichen Schaden zufügen könnte. 


Hintergrundinformationen

Der Anbieter kann beim Stellen der Frage die Möglichkeit auswählen "Hintergrundinformationen". Diese Hintergrundinformation kann dazu beitragen, dass Sie die Frage(stellung) näher verstehen und die Fragen dadurch besser beantworten können. Beim Veröffentlichen der Frage und der Antwort werden diese Hintergrundinformationen nicht für andere Anbieter in der Ausschreibung sichtbar.


Individuelle Fragen

Ist eine Frage von einem Anbieter als 'individuell' eingegangen? Dann erkennen Sie diese am violetten Icon. Nach dem Aufklappen der Fragen Sehen Sie zudem die Motivation des Anbieter, wieso diese Frage die wirtschaftlichen Interessen der Firma beschädigen könnte.


Halten Sie die wirtschaftlichen Interessen für nicht gerechtfertigt? Dann können Sie durch die Beantwortung dieser Frage den Bieter darum bitten, die Frage nochmals zu stellen und nicht als 'individuell' zu markieren.


Frage einem Kollegen zuweisen oder öffentliche Antwort erstellen

Nachdem Sie den Inhalt der Frage gelesen haben können Sie von 2 Knöpfen Gebrauch machen: 'Frage an Kollege(n) zuweisen' oder 'Öffentliche Antwort erstellen'.

Mit diesen Knöpfen haben Sie drei Möglichkeiten: 

  • Veröffentlichen Sie die Frage ohne Antwort
  • Veröffentlichen Sie die Frage mit selbst formulierter Antwort
  • Weisen Sie die Frage einem oder mehreren Kollegen zu


HINWEIS: 

  • Wenn eine Frage die 'individuelle' Kennzeichnung besitzt, dann ist der Knopf 'Öffentliche Antwort erstellen' angepasst zu 'Individuelle Antwort erstellen'. Die Vorgehensweise der Beantwortung der Frage weicht nicht von der beschriebenen Vorgehensweise in dieser Übersicht ab, bis auf die Tatsache, dass die Antwort nur für den Fragesteller sichtbar wird und nicht für alle Anbieter veröffentlicht wird.
  • Eine Frage kann nur individuell beantwortet werden, wenn diese auch individuell im System gestellt wurde.


Benachrichtigungen Fragen & Antworten (Daily Digest)

Ab dem Moment, in dem sich Teilnehmer in Ihrer Ausschreibung befinden und diese sich in der Vorauswahl- oder Angebotsphase befindet, können Anbieter Fragen stellen. Falls Fragen gestellt wurden, erhalten sie hierzu zweimal täglich einen 'Daily Digest'. Die Nachricht enthält eine Übersicht aller gestellten Fragen, die in den 12 Stunden davor gestellt wurden. Falls in diesem Zeitraum keine Fragen gestellt wurden, erhalten Sie auch keine Nachricht. Anbieter erhalten auf ihrer Seite einen 'Daily Digest' mit der Übersicht aller veröffentlichten Fragen und Antworten in der Ausschreibung.



Übersicht gestellter Fragen

Wenn Fragen gestellt wurden, sehen Sie dazu eine Übersicht im ersten Tab 'Alle Fragen und Antwortentwürfe'. Sie können auf dieser Seite nach Stichworten suchen und nach Status auswählen. Desweiteren ist die Seite in Spalten eingeteilt. Wenn Sie den Titel einer Frage anklicken, dann sehen Sie den Inhalt der gestellten Frage und ein weiterer Schirm wird sichtbar.



Alle blauen Informationen sind anzuklicken. Pro Spalte kann nach gewünschter Information sortiert werden und durch das Klicken auf die Fragenummer erscheint die ursprünglich formulierte Frage im Fragebogen. 


Frage ohne Antwort veröffentlichen

Sie können sich dazu entscheiden, die Frage zu veröffentlichen und zu einem späteren Zeitpunkt eine Antwort zu veröffentlichen. Sie können dies wählen, wenn Sie nicht direkt eine Antwort parat haben und vermeiden wollen, dass mehrere Bieter dieselbe Frage stellen.


Nachdem Sie auf 'Öffentliche Antwort erstellen' geklickt haben, erscheint ein Pop-Up, in dem Sie die Fragestellung des Anbieters anpassen können. Dies kann notwendig sein für das Anonymisieren der Frage, wenn der Anbieter z.B. persönliche Angaben in der Frage aufgenommen hat.

 

Das Textfeld, über dem 'Antwort' steht, können Sie leer lassen. Klicken Sie anschließend unten auf 'Vorschau & Verschicken' und wählen Sie im nächsten Schirm die Option 'Veröffentliche nur die Frage'.



Nach Veröffentlichung hat die Frage eine Nummer erhalten, das Icon ist angepasst zu einem Fragezeichen und der Status verändert zu 'Ausstehend, Frage bereits veröffentlicht'.

 

Antwort selbst erstellen

Nachdem die Frage veröffentlicht ist, können Sie selbst eine Antwort erstellen oder die Frage an einen Kollegen zuweisen. Wenn Sie die Antwort selbst erstellen wollen, gehen Sie dann zum Tab 'Veröffentlichte Fragen und Antworten'. Anschließend klicken Sie auf den Titel der Frage oder den runden Knopf mit dem +-Zeichen am rechten Bildschirmrand. Danach klicken Sie auf 'Anpassen'. Es erscheint ein Pop-Up, in dem die ursprünglich gestellte Frage und ein Textfeld für die Antwort wiedergegeben wird. Verfassen Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf 'Veröffentlichen'. 

Die Antwort auf die Frage ist nun veröffentlicht, das Icon angepasst und der Status der Frage verändert nach 'Veröffentlichte beantwortete Fragen'. Alle Anbieter, die sich in der jeweiligen Ausschreibungsphase befinden, erhalten hierzu innerhalb von 24 Stunden eine Meldung durch den Daily Digest (wenn sie sich hierfür in ihrem eigenen Profil angemeldet haben). 


Veröffentlichte Antwort anpassen

Nachdem eine Antwort veröffentlicht ist, ist es nicht mehr möglich, diese zurückzuziehen. Es ist jedoch möglich den Inhalt zu erweitern, indem man die Frage öffnet und dann auf den 'Anpassen'-Knopf klickt. Es erscheint ein Pop-Up, in dem die ursprüngliche Frage und ein Textfeld für die Antwort wiedergegeben wird. Formulieren Sie Ihre vervollständigende Antwort und klicken Sie auf 'Veröffentlichen'. Innerhalb von 24 Stunden wird wieder ein Daily Digest an die Anbieter verschickt.


Veröffentlichen Sie die Frage mit selbst formulierter Antwort

Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Frage zu veröffentlichen und hierzu selbst die Antwort zu erstellen, klicken Sie auf 'Öffentliche Antwort erstellen'. Es erscheint ein Pop-Up, in dem Sie die Fragestellung des Anbieters anpassen können. Dies kann notwendig sein für das Anonymisieren der Frage, wenn der Anbieter z.B. persönliche Angaben in der Frage aufgenommen hat. Im zweiten Textfeld können Sie Ihre Antwort eingeben.



HINWEIS: Die Beilagen, die der Fragesteller hochgeladen hat werden nie für andere Anbieter in der Ausschreibung sichtbar. Möchten Sie mit Ihrer Antwort ein Dokument mit den Anbietern in Ihrer Ausschreibung teilen? Dann müssen Sie es selbst unter dem Textfeld Ihrer Antwort hochladen. Wenn Sie Dokument auswählen klicken, dann können Sie ein Dokument aus dem Dokumentenordner dieser Ausschreibung auswählen. Andernfalls können Sie auch von Ihrem PC eine Datei hochladen.

Ist die Antwort fertiggestellt? Klicken Sie dann auf 'Vorschau & Verschicken'. Im folgenden Schirm sehen Sie eine Vorschau der Frage und Antwort, die Sie dabei sind zu veröffentlichen.



Vorschau & Verschicken 1: Speichern ohne Veröffentlichung

Es gibt auch die Möglichkeit, eine Antwort auf eine Frage als Entwurf zu speichern. Diese Antwort ist dann nicht sofort für Lieferanten sichtbar. Nachdem Sie auf auf 'Vorschau & Verschicken' geklickt haben, können Sie die Option wählen 'Speichern ohne Veröffentlichung'. Dadurch platzieren Sie die Frage und Antwort in das 2. Tab 'Bereit zur Veröffentlichung'. Die Frage besitzt nun eine Nummer, das Icon wurde angepasst und der Status der Frage ist 'Bereit zur Veröffentlichung'. 


Im 2. Tab 'Bereit zur Veröffentlichung' können Sie alle Fragen und Antworten, die sich hier befinden gleichzeitig veröffentlichen. Indem Sie auf 'Alle auswählen' klicken, werden auf der Seite alle Fragen ausgewählt; zur Veröffentlichung klicken Sie dann auf den 'Veröffentlichen'-Knopf.
 

Durch die Veröffentlichung der Fragen werden die ausgewählten Fragen und Antworten aus diesem Tab ins 3. Tab 'Veröffentlichte Fragen und Antworten' verschoben. Die Fragen erhalten ein neues Icon und der Status wird verändert in 'Beantwortet & veröffentlicht'.


Vorschau & Verschicken 2: Direkte Veröffentlichung der Frage und Antwort

Wenn Sie sich entscheiden, direkt auf 'Veröffentlichen' zu klicken, dann wird die Frage und die Antwort direkt veröffentlicht. Die Frage besitzt nun eine Nummer, das Icon ist grün und der Status verändert in 'Beantwortet & veröffentlicht'.


Antwort bearbeiten

Nachdem eine Antwort veröffentlicht ist, ist es nicht mehr möglich, diese zurückziehen. Es ist allerdings noch möglich, den Inhalt zu vervollständigen, indem man die Frage aufklappt und auf den 'Anpassen'-Knopf klickt. Es erscheint ein Pop-Up, in dem die ursprüngliche Frage und ein Textfeld für die Antwort wiedergegeben werden. Verfassen Sie Ihre (zusätzliche) Antwort und klicken Sie auf 'Veröffentlichen'. Innerhalb von 24 Stunden wird erneut ein Daily Digest an die Anbieter verschickt.

 

Frage an einen oder mehrere Kollegen zuweisen

Als Lead Buyer verfügen Sie nicht immer über die gesamte inhaltliche Kenntnisse der Ausschreibung und es kann daher passieren, dass Sie nicht direkt auf alle Fragen alle Antworten geben können. In Negometrix können Sie dann online Fragen an Kollegen (z.B. interne Kunden oder Fachleute) zuweisen. Diese müssen dazu Teilnehmer der Ausschreibung sein.


Sie weisen Fragen an einen Kollegen zu, indem Sie auf 'Frage an Kollege(n) zuweisen' klicken. Es erscheint ein Pop-Up mit einer Übersicht von Kollegen, die in der Ausschreibung Teilnehmer sind. Teilnehmer können aus Ihrer eigenen Firma und aus extern verbundenen Firmen kommen. Vermissen Sie Teilnehmer? Kollegen können einer Ausschreibung hinzugefügt werden unter dem Tab 'Teilnehmer' > Kollege hinzufügen.


Nach dem Verbinden der Frage an einen Kollegen, sieht dieser in seinem/ihrem persönlichen Account lediglich die zugewiesene Frage, es sein denn in den Rechten ist dies anders eingestellt. Ihr Kollegen kann eine Antwort auf die Frage verfassen und diese mit Ihnen als Lead Buyer teilen. Als Lead Buyer behalten Sie die Verantwortung für die Antworten und entscheiden darüber, was tatsächlich veröffentlicht wird.


Voor collega’s die vragen toegewezen hebben gekregen verwijzen wij u naar de ‘Instructie Vraag & antwoord (collega met toegewezen vraag)’.


Antworten mit zugewiesenen Kollegen teilen

Nachdem Sie Fragen an Kollegen zugewiesen haben sind die Namen der entsprechenden Kollegen in der Spalte 'Zugewiesen an' sichtbar. Kollegen haben die Möglichkeit, ihre Antworten als Entwurf zu speichern (ohne diese mit Ihnen zu teilen) und zu speichern und teilen. Ist ein Name eines Kollegen orange? Dann ist der Antwortentwurf erstellt worden ohne diesen mit Ihnen zu teilen. Der Inhalt ist für Sie noch nicht sichtbar, aber Sie können zumindest sehen, dass Ihr Kollege begonnen hat. 

            

Ist der Name eines Kollegen grün? Dann ist die Antwort gespeichert und mit Ihnen geteilt. Sie können die Antwort lesen und beim Erstellen einer öffentlichen Antwort verwenden. Das Datum und die Uhrzeit geben an, wann die Antwort mit Ihnen geteilt wurde. 


Die Option, eine Entwurfantwort nicht zu teilen, ist auch für Sie als Lead Buyer verfügbar. Wenn Sie 'Antwortentwurf erstellen' klicken, wird die Option angeboten, diesen Antwortentwurf tatsächlich oder nicht mit Kollegen zu teilen. Dieser Antwortentwurf ist anschließend anzupassen. Dadurch ist es möglich, die Antworten von Kollegen, an die Sie Fragen zugewiesen haben, in Ihrer öffentlichen Antwort zu verarbeiten.


Öffentliche Antwort erstellen
Indem Sie auf den Fragetitel klicken, können Sie geteilte (grüne) Antworten Ihrer Kollegen lesen. Klicken Sie auf 'Öffentliche Antwort erstellen', um eine Antwort auf die Frage zu verfassen.


Es erscheint ein Pop-Up, in dem Sie die Fragestellung der Anbieter anpassen können. Dies kann notwendig sein für das Anonymisieren der Frage, wenn der Anbieter z.B. persönliche Angaben in der Frage aufgenommen hat. Im zweiten Textfeld können Sie Ihre Antwort eingeben. Um die Antworten von Kollegen einsehen zu können, klicken Sie auf 'Antworten von Kollegen'. Klicken Sie auf 'Kopiere Antwort für definitive Version', um die Antworten zu betrachten. Wenn Sie im folgenden Pop-Up wählen, das Dokument in die zu veröffentlichende Antwort zu übernehmen, wird die Antwort, die Ihr Kollege gegeben hat in das Textfeld kopiert, in dem Sie selbst Antwort gegeben haben.

Alles in dem Textfeld kann von Ihnen bearbeitet werden um schlussendlich eine definitive Antwort zu werden.





Wenn Sie im Pop-Up 'Nein' anklicken, dann wird die Antwort, die Ihr Kollege mit Ihnen geteilt hat unter dem Textfeld wiedergegeben.


Support

Bei Unsicherheiten können Sie an den Werktagen zwischen 08:00 und 18:00 Uhr mit dem Negometrix Servicedesk Kontakt aufnehmen.

servicedesk@negometrix.com
+49 221 982 582 37