Wenn Sie einen Preis oder Tarife von Anbietern anfragen wollen, dann können Sie das unter dem Tab Preisliste. In Negometrix wird zwischen zwei Preislisten unterschieden: eine detaillierte Anfrage, die in Negometrix eingerichtet ist oder eine Preisliste, bei der der Einkäufer einen Gesamtpreis anfragt, der mit einem beigefügten Excel-Dokument belegt werden muss. Die Wahl der passenden Option ist abhängig von der Ausschreibung; so eignet sich die erste Option bei der Anfrage von einzelnen Preisen. Sie können ggf. auch mehrere Preislisten erstellen aber bedenken Sie, dass nur eine Preisliste ausgewählt werden kann, um dem Qualitätsscore in einem VOL/VOB-Auftrag zugeordnet zu werden. In diesem Dokument wird erläutert, wie Preislisten erstellt werden und was die weiteren Möglichkeiten in der Software sind.


Tab ‘Preislisten’

Unter dem Tab 'Preislisten' legen Sie als Einkäufer Preislisten an, die von den Anbietern ausgefüllt werden können. Wenn Sie ohne die Anwendung einer Ausschreibungsvorlage eine neue Ausschreibung erstellen, dann sehen Sie das noch keine Preisliste erstellt wurde. Diese können Sie hinzufügen, indem Sie unten rechts auf den Link "Neue Preisliste hinzufügen" klicken.



Preisliste hinzufügen

Wenn Sie hier geklickt haben, denn erscheint ein Pop-Up. Ganz oben können Sie die Phase auswählen, in der diese Preisliste eingetragen werden soll. Folgend können Sie eine "Quelle" festlegen. Unter "Neu" können Sie eine komplett neue Preisliste einrichten. Bei der Wahl von "Excel" oder "Ausschreibung" können Sie Preislisten aus einer Excel-Datei erstellen oder aus einer anderen Ausschreibung, in der Sie teilnehmen importieren. Die angegebenen Formeln werden nicht von der Software importiert. Wenn Sie die gewünschte Option gewählt haben, dann klicken Sie auf "Hinzufügen".


Sie haben der Ausschreibung nun eine Preisliste hinzugefügt. Dies entspricht einer einfachen Preisliste, deren Text Sie mit Quick Edit anpassen können. Wollen Sie einen Anhang anfragen und mehrere Spalten hinzufügen? Dann klicken Sie auf Einstellungen bearbeiten.


Einstellungen bearbeiten

Sie gelangen zur unten angezeigten Übersicht, in der Sie die Spalten der Preisliste einstellen können. Achtung: die Spalten, die später in der Preisliste zu sehen sind, werden in diesem Fenster untereinander als Zeilen wiedergegeben. 

Hier können Sie weitere Spalten hinzufügen oder wieder entfernen. Dies ist möglich mithilfe der Optionen, die Sie in der Abbildung rechts sehen. Zusätzlich befindet sich hier der Link "Vorschau als Anbieter". Wenn Sie darauf klicken, können Sie sehen, wie die Preisliste aus Sicht der Anbieter aussieht.


Tipp: Wenn Sie die Option wählen, bei der Sie nur den Gesamtpreis anfragen wollen, dann müssen Sie zwei Spalten haben: Eine für eine kurze Angabe und eine, in der der Anbieter die Summe eintragen kann. Wenn Sie eine detaillierte Preisliste in Negometrix einstellen wollen, dann müssen Sie mehr Spalten anwenden.


Im folgenden wird jede Option ausführlich erklärt. Über 'Quick Edit' können Sie diese Optionen anpassen und wenn alles wie gewünscht eingestellt ist, bestätigen Sie die Änderungen mit 'Speichern'.



Sie haben die folgenden Bestandteile:

# (Nummer): Dies gibt die Nummer der Spalte an, welche in der Preisliste die Reihenfolge angibt.


Bezeichnung: Hier geben Sie den Spaltennamen ein. Oft ist dies die Beschreibung davon, was Sie vom Anbieter abfragen oder den Anbieter wissen lassen möchten. Beispiel: Preis oder Anzahl. Dies steht dann über der Spalte.


Typ: Ein Typ wird gewählt, um festzulegen, welche Eingabemethode ein Anbieter für die gesamte Spalte benutzen muss. Anwendbare Typen sind:

  • Text: Hier wird ein Text eingegeben.
  • Anzahl: Hier werden Ziffern für eine Anzahl eingegeben.
  • Preis: Hier können Ziffern eingetragen werden, die vom System als ein Betrag erfasst werden.
  • Prozentsatz: Hier können Ziffern eingetragen werden, die vom System als ein Prozentsatz erfasst werden.
  • Berechnet: Hier können Sie eine Formel eingeben.


Vorgegebener Wert: Diesen können Sie in Kombination mit 'Durch Einkäufer nach Angebotsphase anzupassen' anwenden. Der Standardwert, den Sie hier eingeben wird in der gesamten Spalte angewendet und lässt sich in der Bewertungsphase anpassen.


Formel: Falls Sie sich für den Typ 'Berechnet' entschieden haben, dann können Sie in der Spalte 'Formel' die entsprechende Formel einstellen. Hierbei wenden Sie jederzeit die Nummern der Spalten wie z.B. C1 an. Das Prinzip ist mit Excel vergleichbar, also können Sie z.B. zwei Spalten miteinander multiplizieren, C2*C3. Sie müssen hier auch festlegen, welche Einheit herauskommt, wobei Sie wählen können zwischen Währung und Prozentsatz. Zusätzlich haben Sie die Option 'Keine', sodass dann eine allein stehende Ziffer entsteht. Denken Sie hierbei z.B. an Anzahl Stunden mal Anzahl Menschen. Achtung: Das Ergebnis einer Berechnung kan nicht in eine folgende Berechnung übernommen werden. Dazu müssen Sie die ursprüngliche Formel wieder einzeln eingeben. Im Beispiel kann C4 nicht übernommen werden und wird C2*C3.


Berechne Best Buy: Mit dem Häkchen hier, zeigt der Einkäufer an, dass die Software mit den in dieser Spalte gegebenen Preisen die Anbieter vergleichen muss. Wenn Sie eine Vergabeformel auf Basis des wirtschaftlichsten Angebots wählen, dann vergleicht die Software die hier angegebenen Preise mit dem Qualitätsaspekt aus den 'Fragebögen'. Wichtig: Dieses Häkchen muss vom Lead Buyer gesetzt und kann in max. einer Spalte angewendet werden.


Durch Anbieter auszufüllenHier können Sie ein Häkchen setzen, ob die entsprechende Spalte vom Anbieter ausgefüllt werden darf. Denken Sie hierbei an die Preisspalte.


Sichtbar für Anbieter: Sie können Sie wählen, ob eine Spalte für Anbieter sichtbar ist oder nicht.


Pflichtfeld: Für Anbieter können Sie festlegen, dass diese Spalte verpflichtend ausgefüllt werden muss.


Summe anzeigen: Sie können hier auswählen, ob die Zeilen in der Preisliste zu einer Gesamtsumme zusammengefasst werden müssen. Dies betrifft die Summe aller eingetragenen Werte innerhalb der gewählten Spalte.


Tipp: Wenn Sie diese Option auswählen, um einen detaillierten Preisbeleg in Negometrix abzufragen, können Sie dies tun, damit die Gesamtsumme direkt berechnet wird. Wenn Sie diese Option in Kombination mit "Best Buy" anwenden, dann wird die Gesamtsumme in den Vergleich der Anbieter übertragen.


Durch Einkäufer nach Angebotsphase anzupassen: Wenn Sie diese Option anwenden, besteht die Möglichkeit, alle Felder in dieser Spalte nach der Angebotsphase zu bearbeiten. Diese Option kann nicht in Kombination mit "Durch Anbieter auszufüllen" oder "Best Buy" angewendet werden. Achtung! Diese Spalte ist für Anbieter nicht sichtbar!
Wenn Sie alle Spalten wie gewünscht eingerichtet haben, dann bestätigen Sie die Anpassungen mit 'Speichern'.


 

Weitere Optionen innerhalb 'Einstellungen bearbeiten'

Neben den bereits genannten Möglichkeiten, befinden sich unter dem Tab "Einstellungen bearbeiten" noch eine Anzahl weiterer Möglichkeiten.

1. Kostenkorrektur pro Angebot: Mit dieser Option können Sie nachträglich eine Kostenkorrektur bei eingereichten Preisen durchführen. Sie können diese Option anwenden, wenn beispielsweise pro Anbieter verschiedene Umstellungskosten bestehen und Sie diese separat vom Vergleichspreis berechnen wollen.

2. Beantwortungszeitraum für Anbieter: Hier geben Sie an, in welche Phase die Preisliste von den Anbietern ausgefüllt werden muss.

3. Verbundene Fragebögen: Hier kann angegeben werden, mit welchem Fragebogen die Preisliste verbunden werden muss.

4. Erläuterung hinzufügen: Mit dieser Option können Sie noch eine Erläuterung/Erklärung zur Preisliste hinzufügen, die für Anbieter sichtbar ist.

5. Anbieter erlauben Beilagen hochzuladen: Hier können Sie angeben, ob vom Anbieter ein Anhang hochgeladen werden kann. Zusätzlich können Sie angeben, ob dies verpflichtend ist.

Tipp! Stellen Sie das Hochladen eines Dokuments als verpflichtend ein, wenn Sie die Option wählen, bei der nur der Gesamtbetrag in Negometrix eingegeben wird und Sie einen Beleg in Form eines Dokuments empfangen möchten.

6. Hochgeladene Beilagen vom Einkäufer: Sie können auch selbst als Einkäufer Dateien hochladen als Beilage zur Preisliste, z.B. in Form von einem Excel-Format, dass Sie empfangen möchten.

Wenn Sie alles nach Wunsch eingegeben haben, dann können Sie am oberen Rand zurückkehren zur Anfangsseite der Preisliste, indem Sie links auf den Namen der Preisliste klicken oder auf den Tab "Preislisten".

Zeile hinzufügen

Sie befinden sich auf der unten abgebildeten Seite. Zu dieser Übersicht kommen Sie direkt, wenn Sie auf den Tab 'Preislisten' klicken. Wenn Sie eine neue Preisliste erstellen, werden die unten stehenden Zeilen automatisch wiedergegeben. Sie können nun auch sehen, ob die Spalten (siehe Schritt 3) wie gewünscht eingerichtet wurden. Zudem ist links unter der Preisliste auch angegeben, welche Spalten vom Anbieter ausgefüllt werden müssen und welche ggf. von Ihnen selbst als Einkäufer (für den Fall, dass Sie die Option, die in Schritt 3 erklärt wurde, anwenden). 

Folgend können Sie in diesem Schritt die Zeilen verwalten. Sie können Zeilen löschen, inde, Sie auf der rechten Seite ein Häkchen setzen und anschließend auf das Papierkorb-Icon klicken. Mit dem Link "Neue Zeile hinzufügen". Rechts über der Preisliste befinden sich die Links "Einstellungen bearbeiten" und "Quick Edit". Wenn Sie auf "Einstellungen bearbeiten" klicken, kehren Sie zurück zur 'Hintergrund'-Ansicht der Preisliste, wo Sie sie detailliert anpassen können (siehe Schritt 3). Durch das Anklicken von 'Quick Edit' können Sie Felder in der aktuellen Übersicht anpassen, um z. B. Produktnamen einzugeben oder die Anzahl zu ändern.

Tipp: Wenn sie eine Berechnung anwenden, dann können Sie diese mit einem fiktiven Preis testen, den Sie mit 'Quick Edit' eingeben.

 


Anwendungstipps: Arten von Preislisten

Wie bereits erwähnt, können in Negometrix zwei Arten Preislisten eingestellt werden: Eine ausführliche Anfrage in Negometrix oder die Möglichkeit, bei der der Einkäufer eine Gesamtsumme anfragt, die mit einem beigefügten Excel-Dokument unterstützt wird. Im Folgenden ist für beide Optionen ein Beispiel ausgearbeitet, damit Sie überprüfen können, ob Sie Ihre Preisliste richtig eingestellt haben. Im Beispiel möchten wir die Preise für 100 Fahrräder wissen.


Option 1: Eine detaillierte Preisliste in Negometrix:

Wie im Beispiel unten zu sehen ist, wurden zu Beginn 8 Zeilen erstellt, bei denen der Anbieter einen Stückpreis eingeben muss.

Wie Sie in der Abbildung sehen, wird die Spalte mit dem Gesamtpreis berechnet durch das Multiplizieren von Spalte 'Anzahl' und 'Stückpreis'. Außerdem wurde gewählt, diese Gesamtpreise zu einer Summe zusammenzurechnen, mit der die Software das Wirtschaftlichste Angebot in Kombination mit dem Fragebogen zur 'Qualität' berechnet.







Option 2: Ein Gesamtpreis muss in Negometrix eingegeben und von einer Excel-Datei unterstützt werden.

In dieser zweiten Möglichkeit müssen Sie in einer Preisliste auf eine Excel-Datei verweisen. In der folgenden Abbildung is zu sehen, wie im Excel-Dokument ein Preis angefragt wird. Um dies anzuwenden, muss der Einkäufer angeben, dass der Anbieter Anlagen hochladen muss und es muss in diesem Fall als Pflicht eingestellt werden.

Hier unten sehen Sie in einer Übersicht, wie die Preisliste eingerichtet werden muss via Einstellungen bearbeiten.

 




Test-Angebot erstellen

Um Ihre Preislisten und Fragebögen zu testen, können Sie ein Test-Angebot anwenden. In diesem Test-Angebot folgen Sie genau denselben Schritten, denen die Anbieter folgen. So können Sie einfach sehen, ob Ihre Preislisten und Fragebögen stimmen, wenn diese durch dritte ausgefüllt werden müssen.

1. Gehen Sie zum Tab Angebote/Anmeldungen

2. Hier klicken Sie auf den Link 'Neues Test-Angebot hinzufügen' und sehen dann, was für einen Anbieter sichtbar wird, wenn dieser mit Ihrer Ausschreibung beginnt