Anleitung

Diese Anleitung hilft Ihnen beim Vergabeablauf auf Negometrix. Nachdem alle Anbieter ein Angebot eingereicht haben, können die Bewerter die eingereichten Angebote in Negometrix bewerten. Wenn alle Angebote bewertet wurden können Sie in die Vertragsphase über gehen. In dieser Phase können Sie die Vergabekommunikation bezüglich wer gewonnen hat und wer nicht anpassen, die veröffentlicht wird.

Schritt 1: Login

Loggen Sie sich mit Ihrem Nutzernamen und Passwort ein.

Schritt 2: Wählen Sie die entsprechende Ausschreibung

Im Hauptmenü rechts können Sie nach dem Einloggen auf Meine Ausschreibungen klicken. Hier sehen Sie eine Übersicht all Ihrer Ausschreibungen. Sie können die entsprechende Ausschreibung anklicken.

Schritt 3: “Vergabekommunikation”-Tab

Am Ende der Bewertungsphase haben Sie als Lead Buyer einen Anbieter auszuwählen, der den Vertragsabschluss erhält. Gehen Sie zum Tab ‘Vergleichen & Auswählen’, um alle bewerteten Anbieter und Ihre Rangfolge zu sehen. Unter diesem Tab wählen Sie den Anbieter, der den Vertrag gewonnen hat aus und leiten diesen weiter in die Vergabephase. Wenn die Vergabephase beginnt, erscheinen 2 zusätzliche Tabs: ‘Vergabekommunikation’ und ‘Dossier’.

Wenn Sie auf das Tab ‘Vergabekommunikation’ klicken, öffnet sich eine Seite mit dem folgenden Text: “Die Vergabekommunikation ist sichtbar, wenn sich die Ausschreibung in der Verifikations- oder Vertragsphase befindet”. In dieser Phase sind die Ergebnisse i.d.R. noch nicht sichtbar. Sie können Sie durch den Link in der gelben Box sichtbar machen.

Unterhalb der gelben Box sehen Sie den Link ‘Ergebnisübersicht’. Hier können Sie festlegen, welche Ausschreibungsinformationen Sie für Angebotsteilnehmer und andere Nutzer in Negometrix sichtbar machen wollen. Das System erstellt für Sie eine Zusammenfassung, deren Inhalt Sie mit dem Link ‘Bearbeiten’ anpassen können. Wenn Sie mit dem Anpassen fertig sind, dann klicken Sie auf speichern.

Schritt 4: Vorschau & Kommunikation

Neben dem Link ‘Ergebnisübersicht’ sehen Sie den Link ‘Vorschau & Kommunikation’. Wenn Sie diesen anklicken, erscheint eine Liste aller Anbieter. Durch den Link ‘Vorschau als Anbieter’ können Sie die Ergebnisübersicht aus Sicht der Anbieter sehen. Wenn die Vergabekommunikation fertiggestellt ist, können Sie den Anbietern eine Nachricht über die vorübergehende oder endgültige Vergabe senden.

Schritt 5: Vorübergehende Vergabe

Am rechten Bildschirmrand können Sie auf ‘Alle auswählen’ klicken, um alle Anbieter gleichzeitig auszuwählen. Als nächstes könnnen Sie auf ‘Vorübergehende Vergabe’ am unteren Rand klicken. Wenn Sie auf diesen Link klicken, dann erscheint eine Vorschau der Nachrichten, die an die Anbieter geschickt werden. Die Nachrichten werden automatisch mit Vorlagen erstellt und enthalten die entsprechende Information, ob ein Anbieter gewonnen hat oder nicht.

Beispiel: Sie sehen im Pop-Up Fenster zwei Nachrichten, da zwei Anbieter ausgewählt wurden. Beim Klicken auf ‘Weiter’ sehen Sie, was die Nachricht für den/die anderen Anbieter beinhaltet.

Wenn Sie auf ‘Senden’ klicken, wird die Nachricht an beide Anbieter verschickt. Die Nachricht wird innerhalb Negometrix gesendet. Der Anbieter erhält darüber im persönlichen E-Mail-Postfach eine Benachrichtigung. Diese Benachrichtigung bezieht sich auf die Nachricht in ‘Meine Nachrichten’ unter dem Hauptmenü in Negometrix.

Schritt 6: Das ‘Dossier’

Unter dem Tab ‘Dossier’ befinden sich die Informationen zur Ausschreibung wie ausgefüllte Preislisten, Planung, Bewertung etc. Rechts unten sehen Sie den Link ‘Anmerkung hinzufügen’. Hiermit können Sie Kommentare hinzufügen, um die Informationen für Ihre eigene Archivierung zur vervollständigen. Unter diesem Tab können Sie auch eine ZIP-Datei herunterladen.

Wenn alle Informtaionen in der Ausschreibungszusammenfassung vollständig sind, können Sie einen Ausdruck erstellen. Am unteren linken Rand finden Sie den Link ‘Alle Daten exportieren (inkl. Auswertungen)’. So können Sie alle Informationen zur Ausschreibung auf Ihrer Festplatte speichern oder im Archivierungssystem Ihrer Firma. Sie können auswählen, welche Bestandteile der Ausschreibung der Export beinhalten soll.