Kollegen, die keine Lead-Buyer-Lizenz auf Negometrix haben, können trotzdem mit Ihnen an der Vorbereitung der Ausschreibung und bei verschiedenen Aspekten während der Ausschreibung mitarbeiten. In diesem Artikel sehen Sie, welche Benutzerrechte Nutzern ohne Lead-Buyer-Lizenz zugeteilt werden können und welche genauen Aufgaben sie in Ihrer Ausschreibung ausüben können.
Übersicht Benutzerrechte:
Vorbereitung
Ein Kollege ohne Lizenz kann keine Ausschreibungen erstellen oder die Kontaktperson sein. Jedes Projekt muss daher von jemandem mit Lizenz gestartet werden. Unter dem Tab 'Teilnehmer' können Sie Ihre Kollegen hinzufügen, indem Sie unter 'Mitarbeiter' auf den Link 'Kollege hinzufügen' klicken und einen Ihrer Kollegen auswählen. Sie können Ihrem Kollegen nun alle Benutzerrechte zusprechen außer denen, die ein bkaues/graues Icon dahinter zu stehen haben.
Unter dem Tab 'Ausschreibungsoptionen' kann Ihr unlizenzierter Kollege lediglich die Beschreibung bearbeiten. Dies kann der Titel der Ausschreibung oder die kurze Beschreibung (sowohl intern als extern) sein. Andere Einstellungen wie z.B. Ausschreibungsart, Freigabe & Veröffentlichung und andere Optionen können nur von einem Mitarbeiter mit Lizenz bearbeitet werden. Das selbe gilt ggf. für die Anwendung des Tabs 'Spezifische Ausschreibungsdaten'.
Innerhalb der Planung kann jemand ohne Lizenz dieselben Rechte zugesprochen bekommen, wie jemand mit Lizenz: Ausschreibungsplanung verwalten. Der einzige Unterschied ist hier, dass ein lizenzierter Benutzer Erinnerungen für zuständige Kollegen erstellen kann (der Lead Buyer kann diese Erinnerungen unter dem 'Verwalten' Link bei jedem Datum/jeder Phase). Ein Kollege ohne Lizenz kann lediglich für sich selbst Erinnerungen erstellen.
Genau wie die Planung können auch Preislisten komplett von unlizenzierten Benutzern verwaltet werden. Sowohl 'Quick edit' als auch die Bearbeitungen (neue Spalte/Reihe hinzufügen, Kommentare verwalten oder Erlaubnis, Dokumente hochzuladen) sind verfügbar.
Die Möglichkeiten für die Fragebögen sind limitiert. Ein unlizenzierter Benutzer kann weder Fragebögen hinzufügen noch 'Fragegruppen' oder 'Fragen' einem bestehenden Fragebogen hinzufügen. Sie können hingegen einem Kollegen die Erlaubnis erteilen, innerhalb einer bestimmten Fragegruppe Fragen zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Hinter jeder Fragegruppe steht der Link 'Einstellungen'. Indem Sie diesen klicken gelangen Sie zu der Option 'Nutzer, die die Fragen in dieser Gruppe verwalten'. Wenn Sie unter diesem Tab einen Kollegen auswählen dann kann dieser diese Fragegruppe bearbeiten und neue Fragen hinzufügen. Die Bearbeitung der Vergabeformel und begleitende Preis/Qualitätsverhältnisse steht allerdings weiterhin nur dem lizenzierten Lead Buyer zu.
Das 'Frage und Antwort (Q&A)-Modul' kann nur während der Vorbereitungsphase vom lizenzierten Lead Buyer verwaltet werden. Optionen und Regeln für dieses Tab sollten daher vom Lead Buyer angepasst werden.
Auswahl- und/oder Angebotsphase
Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, muss der lizenzierte Kollege die Einladungen an die Zulieferer abschicken oder die Ausschreibung veröffentlichen. Während der Anbieterphasen (Auswahl- und/oder Angebotsphase) kann der nicht lizenzierte Kollege die Planung noch verwalten oder dem Fortschritt der Anbieter beim Ausfüllen des Angebots folgen (sofern dies im Tab 'Sonstige Optionen' freigeschaltet wurde innerhalb der Ausschreibungsoptionen).
Zusätzlich ist es für unlizenzierte Nutzer möglich, mit dem Frage & Antwort (Q&A) Modul zu arbeiten. Dennoch bleibt das Recht zur Veröffentlichung von Fragen/Antworten den lizenzierten Nutzern vorbehalten. Nichtlizenzierte Nutzer können daher nur eine neue Frage erstellen oder zu einer Frage einen Antwortentwurf erstellen (vorausgesetzt der Nutzer wurde dieser Frage zugeteilt). Kollegen Fragen zuteilen ist eine Berechtigung, für die eine Lizenz nötig ist.
Bewertungsphase
Während der Bewertungsphase kann einem nicht lizenzierten Benutzer die Rolle eines Evaluatoren zugewiesen werden und die Erlaubnis erteilt, Angebote einzusehen und zu bewerten. Die anschließende Auswahl der Anbieter, die zur nächsten Phase zugelassen werden oder schlussendlich die Vergabe kann weiterhin nur von lizenzierten Nutzern ausgeführt werden.