An einer Ausschreibung teilnehmen

Es gibt zwei Möglichkeiten, an einer Ausschreibung teilzunehmen:

  1. Veröffentlichte Ausschreibungen: diese findet man mithilfe des Menüs auf der rechten Bildschirmseite über den entsprechenden Link „Veröffentlichte Ausschreibungen“. In der Suchleiste am oberen Rand kann man den Namen der beschaffenden Firma, die Registrierungsnummer der Ausschreibung auf unserer Plattform (sofern bekannt) oder den Titel der veröffentlichten Ausschreibung eingeben. Durch das Anklicken des Titels der Ausschreibung wird man weitergeleitet zur Beschreibung dieser bestimmten Ausschreibung. Handelt es sich hierbei tatsächlich um die gesuchte Ausschreibung, klickt man das Feld „Teilnehmen“ unter der Beschreibung an. Die Ausschreibung befindet sich anschließend in der Liste der Ausschreibungen, an denen teilgenommen wird, die über das Menü auf der rechten Bildschirmseite unter „Ausschreibungen (Anbieter)“ eingesehen werden kann.

  2. Nichtöffentliche Ausschreibungen: in manchen Fällen (z. B. Privates Beschaffungsverfahren) ist eine Ausschreibung nicht öffentlich oder das „Teilnahme“-Feld wird nicht angezeigt. In diesen Fällen muss der Verkäufer vom Käufer selbst direkt eingeladen werden, als Anbieter teilzunehmen. Der Käufer muss den registrierten Firmennamen auf Negometrix und den Namen der Kontaktperson der Firma, die zu dieser Ausschreibung eingeladen werden soll, kennen, damit er die Einladung verschicken kann.

    Die Einladung, die vom Käufer verschickt wurde, muss zuerst akzeptiert werden. Der Link zur Einladung ist personalisiert, daher erscheint eine Fehlermeldung, sobald jemand anderes (ein anderer Kollege) versucht, den Link zu öffnen. Die Ausschreibung befindet sich nach dem Akzeptieren der Einladung in der Liste der Ausschreibungen, an denen teilgenommen wird, die über das Menü auf der rechten Bildschirmseite unter „Ausschreibungen (Anbieter)“ eingesehen werden kann.

Digitales Angebot einreichen

Der Beschaffungsprozess erfolgt online durch den Gebrauch von Negometrix. Digitale Beschaffung bedeutet, dass Registration, gesamte Kommunikation und das gesamte Verfahren innerhalb der Plattform abläuft. Dies trifft sowohl auf den Käufer als auch den Verkäufer zu.

Ein digitales Beschaffungsverfahren beinhaltet:

  • Der Verkäufer reagiert auf alle genannten Kriterien (Fragen im Fragebogen) und die Kostenunterlage(n) online.
  • Alle angefragten Dokumente in Negometrix herunterladen, hochladen und verlinken.
  • Dialog zwischen Käufer und Verkäufer zur Verdeutlichung unter Anwendung des „Frage- und Antwort (Q&A)-Moduls“;
  • Kommunikation durch das „Nachrichten“-Modul.
  • Angebot einreichen bevor der digitale Ausschreibungstresor geschlossen wird (strenge Deadline).

Nutzung der Negometrix-Plattform

Die Plattform bezieht sich mit sogenannten Ausschreibungen (Tenders) auf Beschaffungsprojekte. Jede Ausschreibung umfasst eine digitale Anfrage für Produkte oder Dienstleistung eines beschaffenden Unternehmens. Jede Ausschreibung, an der teilgenommen wird, ist durch das Menü zu finden. Innerhalb der Liste kann auf den Namen der Ausschreibung geklickt werden, auf die man zugreifen möchte. Beim Öffnen einer Ausschreibung wird man zur Ausschreibungsübersicht weitergeleitet.

In jeder Ausschreibungsübersicht befindet sich am oberen linken Rand die individuelle Ausschreibungsnummer gefolgt vom Titel der Ausschreibung und der „Phase“, in der sich die Ausschreibung derzeit befindet. Unter dem Titel erscheinen drei Felder (Übersicht, Ausfüllen & einreichen, Eingereicht), die den Vorgang begleiten.



In den folgenden drei Schritten kann ein vollständiges und korrektes Angebot eingereicht werden:

  1. Beginn des digitalen Angebots.
  2. Fragebogen und Preislisten ausfüllen.
  3. Angebot einreichen.

Schritt 1: Beginn des digitalen Angebots

Tab 1> ‘Übersicht‘ beinhaltet allgemeine Informationen zur Ausschreibung. Hier gibt es den Zugang zu der Planung, den Fragen & Antworten, den Dokumenten, der Kostenübersicht, den Ausschreibungsoptionen und dem Fragebogen.

Mithilfe der Übersicht kann entschieden werden, ob an der Ausschreibung teilgenommen wird oder nicht. Gegebenenfalls, können Kollegen hinzugefügt, BCC-Empfänger festgelegt und ‚Start‘ angeklickt werden oder die eigene Firma kann als Teilnehmer an dieser Ausschreibung entfernt werden (siehe Abbildung).


Wenn anhand der angegebenen Übersicht entschieden wurde, dass ein digitales Angebot gemacht wird, klickt man auf das blaue „Starten“-Feld. Als nächstes gelangt man zum zweiten Tab „Ausfüllen & einreichen“, wo sich Fragebogen und Preisliste(n) zum Ausfüllen befinden.


Schritt 2: Fragebogen und Preislisten ausfüllen

Ein digitales Angebot besteht aus der Erfüllung der genannten Voraussetzungen  und der Preisgestaltung.

Preisliste(n) und/oder Fragebogen erscheinen unter dem Ausfüllen & einreichen-Tab.

Um beantworten/nachweisen zu können, ob und inwiefern die angegebenen Voraussetzungen erfüllt werden können, muss zu Beginn eines Angebots Preisliste(n) und Fragebogen ausgefüllt werden. Das Klicken auf den Namen der Ausschreibung öffnet ein Pop-Up Fenster, in dem man durch die verschiedenen Fragen und Fragegruppen navigieren und diese ausfüllen/beantworten kann. Während der Beantwortung zeigt ein Balken auf der Plattform in grün und orange den Fortschritt an.


Jede Frage ist versehen mit einem Q:

Je nachdem welche Voreinstellungen der Käufer gewählt hat, wird angezeigt, bei welchen Fragen es sich um Knock-Out-Fragen (KO) oder auch gewichtete Fragen handelt und falls eine Frage bewertet werden muss, welches Bewertugnssystem dann angewandt wird. Jede Frage ist gefolgt vom Buchstaben A: in diesem Bereich werden dann die eigenen Antworten angegeben.

Den Antworten Anlagen anhängen

Um alle Fragen vollständig zu beantworten, ist es ggf. notwendig einen Anhang hochzuladen und der Antwort zuzuordnen. Über „Datei aus ‚Meine Dokumente‘ wählen“ oder „Datei hochladen“ kann ein Anhang zugefügt werden. Durch „Datei aus ‚Meine Dokumente‘ wählen“ lassen sich Dateien auswählen, die bereits auf der Negometrix Plattform hochgeladen wurden und sich in „Meine Dokumente“ befinden. Wenn ein Dokument extern vom Computer hochgeladen werden soll, klickt man auf „Datei hochladen“. Die jeweilige Datei auf dem PC kann ausgewählt werden. Nach der Bestätigung der Auswahl ist die Datei in Negometrix der Frage zugeordnet. Anschließend darauf achten, dass die Antworten auch (zwischen-)gespeichert werden.


Antworten speichern

Um die eigenen Antworten zu speichern, klickt man entweder auf „Zwischenspeichern“ oder nach Fertigstellung der Beantwortung dieser Fragegruppe auf „Speichern und zur nächsten“ unter der letzten Frage. Die Antworten können auch nach dem Speichern ggf. immernoch bearbeitet werden.


Preisliste(n) ausfüllen 

In Zusammenhang mit dem Ausfüllen von Fragebogen muss (ggf.) auch eine Preisliste ausgefüllt werden. Nach dem Öffnen des Preisformulars können die Preise eingetragen werden, indem man auf „Preise eintragen“ rechts im Pop-Up Fenster klickt.


Schritt 3: Angebot einreichen

Die Prozentanzeige steht auf 100% und wird grün wenn alle Fragebögen und Preislisten ausgefüllt wurden. Das Angebot kann nun bei der Kontaktperson in der Ausschreibung eingereicht werden. Einreichen bedeutet, dass das Angebot im  digitalen Tresor abgelegt wird und nicht mehr angeglichen  werden kann.

Nach dem Klicken auf „Einreichen“ bittet die Plattform noch um die Bestätigung und Eingabe des Passwortes. Es handelt sich um dasselbe Passwort, mit dem man sich einloggt. Anschließend nochmals auf Einreichen klicken, um das Angebot endgültig abzuschicken. Im dritten Tab „Eingereicht am“ lässt sich einsehen, ob das Einreichen erfolgreich war.  Nach einem erfolgreichen Versuch wird auch noch eine Bestätigungsemail vom System verschickt.

Das eingereichte Angebot wird für den Käufer erst nach Ablauf der Frist für die Auswahl- oder Angebotsphase sichtbar.



Hinweis 1: die Fragebögen und Preisliste(n) können vom Käufer nur bewertet werden, wenn das digitale Angebot vor Ablauf der Frist für Auswahl- oder Angebotsphase durch anklicken von  „Einreichen“ abgeschickt wurde.


Hinweis 2: Um ein Angebot einreichen zu können, muss man selbst Kontaktperson oder Firmenadministrator sein. Ist man selbst nicht die Kontaktperson, dann muss die entsprechende Kontaktperson darum gebeten werden, einzureichen oder jemand anderes als Kontaktperson festlegen. Unter Kollegen hinzufügen/Kollegen Übersicht ist zu sehen, wer Kontaktperson ist.

Nach dem Einreichen des Angebots wird der dritte Tab „Eingereicht am“ sichtbar. Hier werden Zeit und Datum der formellen Einreichung angegeben. Um eine oder mehrere Antworten zu bearbeiten kann ein Angebot auch wieder zurückgezogen werden. Nach der Anpassung der Antworten muss das Angebot erneut eingereicht werden vor Ablauf der Fristen.



Hinweis: nur vor Ablauf der Frist ist es möglich ein Angebot einzureichen oder zurückzuziehen. Nach Ablauf der Frist ist beides jeweils nicht mehr möglich.


Lose (Sub-Ausschreibungen)

Wenn die Ausschreibung (mehrere) Lose umfasst, werden die in diesem Dokument beschriebenen Schritte für jedes Los einzeln vollzogen. Neben der Hauptausschreibung sollten die folgenden Schritte pro Los befolgt werden:

  1. Beginn des digitalen Angebots.
  2. Umfragen und Preisliste(n) ausfüllen.
  3. Angebot einreichen.


Hinweis:
pro Los erfolgt auch das Hinzufügen von Kollegen und die Änderung der Hauptkontaktperson nochmal einzeln. Angebote werden auch einzeln pro Los eingereicht.


Kommunikation

Die gesamte Kommunikation in Bezug auf eine Ausschreibung erfolgt durch ‚Meine Nachrichten’ im Menü. Um eine Nachricht zu verschicken, wird unter „Meine Nachrichten“ open links auf „Neue Nachricht“ geklickt, die betreffende Ausschreibung gewählt und der Empfänger. Nach dem Einfügen eines Betreffs und der Nachrichteneingabe auf „Senden“ klicken, um die Nachricht abzuschicken.


Fragen & Antworten (Q&A)

Der Käufer kann festlegen, ob Fragen und Kommentare an eine Ausschreibung gestellt werden können. Die Plattform bietet drei Arten, mit denen diese Fragen und Kommentare übertragen werden. In welcher Form diese geschickt werden sollen, wird vom Käufer festgelegt und es liegt in seiner Verantwortung, ausreichend darüber zu informieren.

Option 1 | Frage & Antwort (Q&A)-Modul:

Fragen und Antworten sollten durch ein integriertes Modul verschickt werden. Dies kann auf zwei Wege erfolgen:

  • Unter Tab 1 „Informationen“ auf ‚Frage & Antwort‘ klicken.
  • Bei der Bearbeitung im zweiten Tab, steht zu jeder Frage in der Umfrage die Option „Frage stellen“ bereit.

Als nächstes kann die eigene Frage einer Fragestellung im Fragebogen zugeordnet und dem Käufer gesendet werden.

Zur Verfügung gestellt werden die Fragen (aller Verkäufer) mit den Antworten vom Käufer durch seine Veröffentlichung. Für jede einzelne Frage im Fragebogen werden die jeweiligen Fragestellungen und Antworten angezeigt. Es kann auch eine Liste der gesamten Fragen zu allen Umfragebestandteilen gemeinsam angezeigt werden unter dem Modul „Frage & Antwort“.


Option 2 | Meine Dokumente:

Ein Dokument mit allen Fragen sollte im entsprechenden Ausschreibungsordner abgespeichert werden. Unter „Meine Dokumente“ rechts im Menü kann am oberen Bildschirmrand die jeweilige Ausschreibung ausgesucht werden. Die Datei mit allen Fragen zu einem Tender sollte im Ordner mit der Ausschreibungsnummer und dem Namen der Ausschreibung abgespeichert werden.

In diesen Ausschreibungsordner lädt der Käufer die Fragen aller Verkäufer einschließlich der Antworten hoch. Der Zeitpunkt ist in der Planung festgelegt.

Wenn die Datei mit den eigenen Fragen im falschen Ordner mit der falschen Ausschreibung hochgeladen wird, kann der eigentlich betroffene Käufer diese somit nicht einsehen und darauf eingehen. In diesem Fall werden die Fragen voraussichtlich nicht berücksichtigt.


Option 3 | Meine Nachrichten:

An den Käufer können Nachrichten sowohl ohne als auch mit Anhang verschickt werden. Der Käufer teilt alle gestellten Fragen und deren Antworten mit, indem er an alle Verkäufer eine Nachricht zurück schreibt.

Hinweis: Nur mit einer der drei Optionen ist es möglich, Fragen (und/oder Kommentare) an den Käufer zu stellen. Die Verantwortung für die Aufklärung, welche die gewünschte Art und Weise sein soll, liegt beim Käufer.

Haftung und Support

Der Verkäufter trägt die Verantwortung für die rechtzeitige und vollständige Einreichung eines Angebots zu einer Ausschreibung. Das Risiko von System- oder Internetausfällen liegt beim Verkäufer/Anbieter. Weder der Kunde/Käufer noch Negometrix haften für Fehler in den vom Verkäufer durch die Plattform geteilten Informationen des Verkäufers.